Werkgever mag e-mail werknemer soms controleren

Stiekem werknemers filmen of hun mail bekijken, dat mag een werkgever niet. Zelfs niet de mail die binnenkomt op het zakelijke mailadres. Op grond van het privacy recht mag hij de gangen van een werknemer niet ongevraagd en/of zonder waarschuwing nagaan. Maar in een recent vonnis keurde de rechtbank Amsterdam een ontslag op staande voet wel goed, nadat de werkgever in de mail van zijn werknemer had gekeken en zag hoe die zijn leidinggevende uitschold.

Mailbox controleren

Wanneer mag e-mail dan wel worden gecheckt? Dit mag alleen als er een gerechtvaardigde aanleiding toe is.

Bijvoorbeeld als andere werknemers aangeven dat een collega zich via email op arbeidsrechtelijk ontoelaatbare wijze uitlaat over de werkgever of andere onoorbare dingen doet.

Dat kan voldoende aanleiding zijn om de mailbox te controleren. Hierbij geldt het proportionaliteitsbeginsel, wat betekent dat  alleen in de voor de verdenking relevante mails mag worden gezocht, en dus niet in privé-mail.

Bewijsplicht werkgever

Het is van belang om een dergelijk onderzoek zorgvuldig uit te voeren en de wijze van onderzoek zorgvuldig vast te leggen. Dat is ook van belang voor de bewijsplicht als het onderzoek leidt tot een ontslagzaak. Uit een recent vonnis van de Rechtbank Amsterdam blijkt hoe de rechter hier in de praktijk mee omgaat. In deze zaak vond de rechter dat de werkgever (Adata) voldoende aanleiding had om de mailbox op de laptop van de werknemer te checken. Adata had namelijk vernomen van een collega dat de betreffende werknemer zich onwenselijk uitliet over zijn leidinggevende. Vervolgens heeft Adata de laptop onderzocht, waarbij alleen gekeken is naar mailverkeer met collega’s en ex-collega’s, wat de rechter proportioneel vond.

Het aldus verkregen bewijs was dan ook rechtmatig verkregen. Uit onderzochte mails en uit Skype-berichten bleek dat deze werknemer zijn leidinggevende op grove wijze uitschold en bedrijfsmiddelen gebruikte ten eigen bate. De rechter vond dat voldoende voor een ontslag op staande voet. De werknemer had het nakijken.

Ontslag op staande voet

Aangezien het in dit soort trajecten gaat om de nuances, moet de werkgever zeer zorgvuldig handelen. Zowel wat betreft de afweging of er voldoende aanleiding voor een onderzoek is, als in welke mate en wijze onderzoek is toegestaan. Ook het afwegen of er voldoende grond is voor een ontslag op staande voet dient zorgvuldig plaats te vinden. De belangen zijn groot bij de te nemen beslissingen in dit soort trajecten. Wij adviseren dan ook om  altijd vooraf en tijdens dit soort trajecten advies in te winnen bij een van onze arbeidsrechtspecialisten.