Verklaring Omtrent Risicobeheersing

Eind december 2023 is er vanuit de markt toch een akkoord bereikt over het invoeren in de Nederlandse Corporate Governance Code (de “Code”) van de verplichting om een ‘verklaring omtrent risicobeheersing’ (hierna: “VOR”) in het jaarverslag op te nemen.

Dit akkoord is door de zogeheten schragende partijen, (CNV en FNV, VEB en Eumedion, Euronext, de Vereniging van Effecten Uitgevende Ondernemingen (VEUO) en VNO-NCW) op 27 december 2023 wereldkundig gemaakt. Het akkoord voorziet dat de VOR vanaf 1 januari 2025 in de jaarverslagen zal moeten worden opgenomen.

In dit artikel leg ik kort uit wat de Code en de VOR zijn. Ook licht ik toe hoe u als aandeelhouder delen van de Code kunt gebruiken om meer controle te krijgen op het management van uw bedrijf.

Wat is de Code?

De Code is een zelfreguleringsinstrument, en dus niet hetzelfde als een wet. Het is een reglement afkomstig van vertegenwoordigers van marktpartijen. In de Code staan regels voor het besturen van vennootschappen en het afleggen van verantwoording over het gevoerde bestuur.

De Code is toch niet geheel vrijblijvend. Middels artikel 2:391, lid 5 van het Burgerlijk Wetboek en de bijbehorende Algemene Maatregelen van Bestuur is de code voor Nederlandse beursgenoteerde bedrijven verplicht conform het ‘pas toe of leg uit’-principe. De beursgenoteerde vennootschap met een statutaire zetel in Nederland dient óf de bepalingen van de Code toe te passen, óf uit te leggen in hun jaarstukken waarom ze dat niet doen.

Druk vanuit Den Haag?

Het akkoord over het toch opnemen van de VOR in de Code kwam na druk vanuit de Tweede Kamer. Daar werd eerder de motie De Jong/ Van Weyenberg aangenomen. In de motie werd met wetgevend handelen gedreigd als er de Code niet voor 1 januari 2024 de VOR verplicht zou stellen.

De politiek heeft de druk opgevoerd nadat er door de schragende partijen een aangepaste versie van de Code was voorgesteld waarin de VOR niet was opgenomen. De VOR was eerder door de opstellers van de Code controversieel verklaard. De druk vanuit Den Haag was in dezen derhalve instrumenteel.

Relevantie van de Code voor aandeelhouders?

Niet alleen voor beurgenoteerde bedrijven is de Code relevant. De Code wordt namelijk vaker (deels) gebruikt door grotere organisaties, zoals ziekenhuizen en verzekeraars. Het via de Algemene Vergadering voor het bestuur verplicht stellen van (selecte delen van) de Code biedt de aandeelhouder de mogelijkheid de kwaliteit van het bestuur te verbeteren. De Code bevat bijvoorbeeld sterke normen ter bevordering van de informatievoorziening aan de aandeelhouder. Op deze manier kan het helpen grip te houden op uw zaak.

Ook biedt de Code in zijn algemeenheid een houvast voor de invulling voor de norm voor goed management. Hierdoor kan de Code beoordeling van bestuurlijk handelen in bijvoorbeeld een geschil tussen aandeelhouders en bestuurders relevant kan zijn. Ook als deze niet expliciet van toepassing is verklaard. Hoewel het argument natuurlijk aanzienlijk wordt versterkt door het betreffende deel van de Code te laten aannemen door de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

De VOR?

Het opnemen van de verplichte VOR is een wens uit de wereld van de accountants. De VOR is een verklaring die door het bestuur in het bestuursverslag wordt afgegeven. Het bestuur (van een Code volgende vennootschap) zal onderbouwd moeten verklaren dat:

1. dat het verslag in voldoende mate inzicht geeft in tekortkomingen in de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen;
2. dat deze systemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
3. dat deze systemen ten minste een beperkte mate van zekerheid geven dat de duurzaamheidsverslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat;
4. welk niveau van zekerheid deze systemen geven dat de operationele en compliance risico’s effectief worden beheerst;
5. dat het naar de huidige stand van zaken gerechtvaardigd is dat de financiële verslaggeving is opgesteld op going concern basis; en
6. dat in het verslag de materiële risico’s en de onzekerheden zijn vermeld, voor zover die relevant zijn ter zake van de verwachting van de continuïteit van de vennootschap voor een periode van twaalf maanden na opstelling van het verslag.

Over welke risico’s in het bestuursverslag wordt geschreven is in beginsel aan het bestuur zelf. Het bestuur inventariseert en analyseert de risico’s voor de gekozen strategie van de onderneming. Echter, worden in de toelichting voorbeelden gegeven. Dit zijn voorbeelden zoals klimaatverandering, sociale ongelijkheid, fiscale risico’s, frauderisico’s, witwasrisico’s en risico’s op het gebied van cyber security en ICT.

Vragen over de Code of de VOR?

Overweegt u (delen van) de Code door te voeren? Bent u benieuwd naar de betekenis van de VOR voor uw vennootschap? Contact dan een van onze advocaten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij staan u graag vrijblijvend te woord over hoe wij u kunnen bijstaan in de implementatie.