Vakantiegeld in mei

De maand mei komt eraan en dat betekent dat het jaarlijkse vakantiegeld weer uitbetaald moet worden. Meestal is dit 8% van het brutoloon. Maar in jouw CAO kan een hoger percentage zijn afgesproken. Een all-in brutoloon kan ook, dan zit het vakantiegeld verwerkt in het salaris. Zorg dan wel dat je de opbouw van het percentage aan vakantiegeld apart vermeldt op de loonstrook.

Voor de meeste werkgevers zijn de regels over vakantiegeld wel bekend. Maar is dat ook zo voor wat het de opbouw en verval van vakantiedagen betreft? In dit artikel willen we je graag herinneren aan de zorg- en informatieplicht ten aanzien van het opnemen van vakantiedagen.

Zorgplicht en informatieplicht

Waar de meeste werkgevers zich minder van bewust zijn, is dat zij hun werknemers actief moeten aansporen om vakantie op te nemen en elk jaar opnieuw tijdig moeten waarschuwen dat vakantiedagen per 1 juli zullen vervallen. Dit wordt de zorg- en informatieplicht genoemd.

Vakantie is bedoeld om de werknemer met behoud van loon de kans te geven tot rust te komen. De werkgever moet er voor zorgen dat de werknemer ook daadwerkelijk van dit recht gebruik kan maken. De werkgever moet werknemers hier actief toe aansporen. Dat is de zorgplicht. Daarom wordt vaak in de arbeidsovereenkomst opgenomen dat vakantiedagen zoveel mogelijk in hetzelfde jaar dienen te worden opgenomen.

Verval en verjaring van vakantiedagen

Per 1 juli van het huidige jaar verstrijkt de termijn waarna de wettelijke vakantiedagen vervallen die een werknemer in het kalenderjaar ervoor heeft opgebouwd maar niet heeft opgenomen. Volgens de wet heeft iedere werknemer minimaal recht op 20 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband). Dit worden de wettelijke vakantiedagen genoemd. Werkgevers kunnen hier boven op vrijwillig extra vakantiedagen toekennen. Dat worden bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Die extra dagen verjaren na vijf jaar.

Sanctie voor werkgever

Maar let op. Dit is niet voldoende om de verantwoordelijkheid voor het opnemen van vakantiedagen bij de werknemer neer te leggen. Als werkgever dien je de werknemer pro-actief, ruim van te voren op precieze wijze te informeren over de nog openstaande vakantiedagen en te waarschuwen dat de eventueel openstaande wettelijke vakantiedagen komen te vervallen als die niet vóór 1 juli worden opgenomen. Dit wordt de informatieplicht genoemd. Consequentie van het niet op juiste wijze informeren, is dat dat vakantiedagen niet vervallen en ook niet meer verjaren en dus alsnog opgenomen kunnen worden of bij het einde van de arbeidsovereenkomst uitbetaald moeten worden.

Dat werd vorig jaar voor een werkgever een dure les. De Hoge raad heeft zich hier over uitgelaten (ECLI:NL:HR:2023:955). Volgens de Hoge Raad rust op de werkgever de zorgplicht om de werknemer tijdig aan te sporen om van zijn mogelijkheid gebruik te maken vakantie op te nemen en hem zo nodig daartoe formeel aan te moedigen. De bewijslast hierop rust bij de werkgever. In deze zaak oordeelde het gerechtshof eerder dat de werkgever niet aan deze zorg- en ook niet aan de informatieplicht had voldaan met als gevolg dat de niet genoten wettelijke vakantiedagen van de werknemer niet waren vervallen en ook niet meer kunnen verjaren. Werknemer had daardoor bij het einde van zijn arbeidsovereenkomst recht op een bedrag van € 60.000 bruto aan opgebouwde, maar niet genoten vakantiedagen.

Tips voor de werkgever

Zorg voor een waterdichte verlofadministratie. Zorg dat alle werknemers op dezelfde wijze schriftelijk of digitaal verlof aanvragen en laat geen verlofaanvragen hangen. Voorkom mondelinge afspraken en toezeggingen die later niet meer te achterhalen zijn.

Maak er een gewoonte van om elke werknemer aan het begin van het jaar een persoonlijke e-mail te sturen met een overzicht van het openstaande vakantie saldo en de verwijzing naar de vervaldatum.

Plan daarna het begin van ieder jaar een persoonlijk gesprek in met elke werknemer en bespreek het verlofsaldo en de vakantieplannen. Zo spoor je de werknemer aan om ook daadwerkelijk van zijn vakantierecht gebruik te maken. Waarschuw opnieuw voor de gevolgen van het niet tijdig opnemen van vakantiedagen. Vergeet niet dit gesprek schriftelijk vast te leggen in een verslag en dat te delen met de werknemer. Als werkgever dien je immers te kunnen bewijzen dat je aan je zorg- en informatieplicht hebt voldaan.

Contact

Heeft u vragen? Contact dan een van onze advocaten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij denken graag met u mee.