Thuiswerken: de juridische voor- en nadelen

Sinds de coronacrisis werken mensen (nog) vaker thuis dan voorheen. Ook na het vervallen van het thuiswerkadvies van de overheid, keert een groot deel van de beroepsbevolking niet terug op het kantoor of de werkplek. Wat zijn uw rechten en plichten als werkgever bij thuiswerken? Hebben werknemers recht op thuiswerken? En wat zegt de Arbowet over een thuiswerkplek? In dit blog beantwoord ik veelgestelde vragen over werken vanuit huis.

Rechten en plichten werkgever bij thuiswerken

Als werkgever heeft u een zorgplicht. De wettelijke eisen van de zorgplicht staan vastgesteld in de Arbowet. Een werkgever moet te allen tijde zorgen voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Zowel op kantoor en op de zaak, maar ook de thuiswerplek moet wettelijk voldoen aan de zorgplicht die de werkgever heeft.

Ergonomische thuiswerkplek en arbeidstijdenwet

De zorgplicht stelt dat een werkgever de werknemer een werkplek moet bieden die aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer voldoet. Denk aan een ergonomische thuiswerkplek, maar ook het toezien op de arbeidstijdenwet behoort tot de plichten van een werkgever. Hierin staat onder meer vastgelegd dat werknemers voldoende rust moeten krijgen én nemen tussen werktijden.

Arbeidsomstandigheden thuiswerkplek

De werkgever is dus op grond van de wet verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en materialen waarmee hij arbeid laat verrichten (artikel 7:658 BW). De werkgever is aansprakelijk voor de schade die de werknemer eventueel lijdt in de uitoefening van zijn werk, als deze schade het gevolg is van de werkzaamheden. Dit geldt zowel voor schade als gevolg van fysieke, als wel van psychische klachten.

Een thuiswerkplek moet volgens ergonomische beginselen worden ingericht, tenzij dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden verwacht. De werkgever kan slechts ontsnappen aan aansprakelijkheid als hij kan aantonen dat hij zijn verplichtingen is nagekomen of als de opgelopen schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer.

Wat als een werknemer thuis wil blijven werken?

Nu de coronacrisis achter ons ligt en veel werkgevers van hun werknemers verwachten dat zij weer naar kantoor of de fysieke werkomgeving komen, ontstaat een nieuw ‘probleem’. Want veel werknemers ervaren het thuiswerken als dusdanig positief, dat zij liever thuis blijven werken en niet of niet volledig terug naar kantoor gaan. Op basis van de Wet flexibel werken kan een werknemer niet eisen om thuis te werken, wel mag de werknemer hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Tot voor kort stond het werkgevers vrij dit verzoek in te willigen of af te wijzen. Onlangs heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel ‘Werken waar je wilt’ aangenomen. Deze wet verstevigt het recht van de werknemer om de werkplek te kiezen. Werkgevers mogen een verzoek voor een andere werkplek alleen nog weigeren bij een zwaarwegend bedrijfsbelang.

Thuiswerkvergoeding voor werknemers

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers werknemers die thuiswerken een thuiswerkvergoeding toekennen. Tot € 2,- per dag betreft dit een onbelaste vergoeding. Deze thuiswerkvergoeding mag ook toegekend worden wanneer werknemers een deel van de dag vanuit huis werken combineren met naar kantoor gaan. U kunt er natuurlijk voor kiezen een hogere vergoeding uit te keren, maar daar betaalt u als werkgever wel loonheffingen over.

Hybride werken is de nieuwe norm

In onze huidige maatschappij waarin flexibele dienstverlening heel belangrijk is en veel bedrijven ‘het nieuwe werken’ of het hybride werken hebben ingevoerd, kan thuiswerken voor zowel de werkgever als voor de werknemer gunstig zijn. Het biedt voordelen op het gebied van flexibiliteit, productiviteit en kostenbesparing. Maar minder persoonlijk contact kan er ook toe leiden dat medewerkers zich minder betrokken voelen bij het bedrijf.

Voordelen van thuiswerken

Flexibiliteit en productiviteit

Thuiswerkers zijn flexibeler, omdat zij geen rekening hoeven te houden met de werktijden binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen zij werk en privé beter op elkaar afstemmen, hun tijd efficiënter en effectiever benutten en werken op de momenten dat zij het meest productief zijn. Dit leidt tot een hogere productiviteit, minder behoefte aan bijzonder verlof en minder ziekteverzuim.

Kostenbesparing

De thuiswerker heeft geen of – bij deeltijdthuiswerk minder – reistijd en reiskosten. Ook kan de werkgever besparen op kantoorruimte en kantoorvoorzieningen. Uiteraard staan er kosten tegenover om het thuiswerken mogelijk te maken, zoals de inrichting van de thuiswerkplek en de aanschaf van een laptop en overige communicatiemiddelen. Voor dergelijke investeringen bestaan echter fiscaal aantrekkelijke regelingen.

Re-integratie

(Gedeeltelijk) arbeidsongeschikten kunnen dankzij thuiswerken vaak makkelijker hun werk (blijven) doen. Het woon-werkvervoer is bijvoorbeeld geen probleem meer.

Nadelen werken vanuit huis

Minder persoonlijk contact

Dit wordt vaak gezien als het belangrijkste nadeel van thuiswerken. Het kan ertoe leiden dat werknemers zich minder betrokken voelen bij het bedrijf en daardoor minder gemotiveerd zijn. Personeel dat thuiswerkt mist vaak het contact met de collega’s en is soms bang dat zij bij promoties overgeslagen zullen worden.

Dit is eenvoudig te ondervangen door ervoor te zorgen dat iedereen elkaar regelmatig ziet. Stel bijvoorbeeld zogenaamde ‘kantoordagen’ in, dagen waarop iedereen binnen het team of afdeling verplicht op kantoor moet zijn en zorg voor regelmatige informele ‘fysieke’ ontmoetingsmomenten (een bedrijfsborrel of etentje etc.). Dit bevordert het werkplezier en versterkt de onderlinge verhoudingen tussen werknemers.

Scheiding werk en privé

Thuiswerken verkleint de scheidslijn tussen werk en privé. Niet alle werknemers kunnen hiermee omgaan. Dit is en blijft een belangrijk aandachtspunt voor de leidinggevende die de thuiswerker aanstuurt. Ook moet goed in de gaten gehouden worden of de werknemer niet overcompenseert en structureel overwerkt. Thuiswerken vergt een mentaliteitsverandering en veel werknemers ervaren dat zij niet ‘kunnen stoppen’ met werken en overcompenseren om te laten zien dat ze thuis echt hard aan het werk zijn. Het is daarom van belang dat de leidinggevende regelmatig met de medewerker (in een persoonlijk gesprek) het thuiswerken evalueert.

Beoordeling prestaties

De thuiswerker kan (anders dan de traditionele kantoorwerker) niet op aanwezigheid beoordeeld worden. Beoordeling moet plaatsvinden op basis van zijn prestaties (output). Het is daarom van belang om met de thuiswerker duidelijke resultaatsafspraken te maken. Het verdient aanbeveling om daarbij niet alleen aandacht te besteden aan individuele doelstellingen, maar ook aan doelstellingen op team-, afdelings- en eventueel organisatieniveau. Dit voorkomt dat thuiswerkers geïsoleerd raken en stimuleert de samenwerking met collega’s.

Andere manier van leidinggeven

Het aansturen van thuiswerkers vergt een andere stijl van leidinggeven dan het aansturen van de traditionele kantoorwerker, omdat de leidinggevende de thuiswerker minder ‘ziet’ en de contacten regelmatig via de mail verlopen. De leidinggevende moet erop vertrouwen dat de thuiswerker zich naar beste kunnen inspant en vooral niet per mail of telefonisch controleren of de werknemer wel echt aan het werk is (tenzij er natuurlijk concrete aanwijzingen zijn dat er iets mis is, bijvoorbeeld als de thuiswerker zijn targets niet haalt).

In plaats daarvan moet de thuiswerker zo goed mogelijk gefaciliteerd worden zodat hij zijn doelstellingen kan halen. Vergeet ook niet dat communiceren op afstand andere omgangsvormen vereist dan een persoonlijk gesprek. In ieder geval zouden alle onderwerpen waarin het functioneren van de werknemer aan de orde komt (zoals een beoordeling of evaluatie) in een persoonlijk gesprek besproken moeten worden.

Voor wie?

Niet iedere functie is geschikt voor thuiswerken. Functies waarbij persoonlijk contact met collega’s belangrijk is komen hiervoor minder snel in aanmerking. Zeer geschikt voor thuiswerken zijn de functies die zijn gericht op informatieverwerking. Deze werkzaamheden hebben bovendien als voordeel dat de resultaten van de medewerker gemakkelijk meetbaar zijn. Hoewel niet iedere functie geschikt is voor thuiswerken, zouden bepaalde werkzaamheden die deel uitmaken van de functie thuis gedaan kunnen worden. Denk hierbij aan administratieve werkzaamheden.

Thuiswerkcontract

Niet iedere werknemer is qua persoonlijkheid even geschikt voor thuiswerken. Thuiswerken vereist de nodige zelfdiscipline en zelfstandigheid, maar ook eenzaamheid kan van negatieve invloed zijn op het werkplezier. Om die reden is het zinvol om, vóórdat een werknemer gaat thuiswerken, af te spreken dat de werkgever de nieuwe manier van werken kan terugdraaien zodra de prestaties van de werknemer teruglopen of als de direct leidinggevende minder tevreden is over zijn functioneren.

Als de werkgever thuiswerken mogelijk wil maken, is het raadzaam om een thuiswerkregeling op te stellen. De thuiswerkregeling kunt u opnemen in een personeelsreglement of het personeelshandboek. Als een werknemer gebruik wil maken van de thuiswerkregeling, is het verstandig om een individuele thuiswerkovereenkomst op te stellen, waarin u alle afspraken op papier zet.

Intrekken thuiswerkregeling

De rechtbank Haarlem heeft in een uitspraak in 2007 (Rechtbank Haarlem, 30 maart 2007, LJN:BA2064) geoordeeld dat dit niet mocht. Een uitgeverij had het thuiswerken plotseling afgeschaft om ‘de teamgeest te bevorderen’. Een werknemer was het er niet mee eens en stapte naar de rechter.

De rechter oordeelde dat de thuiswerkregeling deel uitmaakte van de arbeidsovereenkomst van de werknemer. Er was geen reëel overleg gevoerd met de werknemer om alternatieven te bekijken. Ook had het bedrijf niet aannemelijk gemaakt dat het een groot belang had bij het afschaffen van het thuiswerken, vond de rechter. De werkgever had zodoende niet mogen verwachten dat de werknemer zich neer zou leggen bij de intrekking van de thuiswerkregeling.

Wil een werkgever thuiswerken dus afschaffen, dan zal hij dus moeten aantonen dat hij hier een groot belang bij heeft. Sfeerbevordering lijkt daar niet onder te vallen. In een individueel geval lijkt overleg met de werknemer de aangewezen methode. De werkgever moet redelijke voorstellen doen. Er moet ook worden bekeken of alternatieven mogelijk zijn (denk aan minder thuiswerken in plaats van helemaal niet meer). De werknemer mag redelijke voorstellen alleen afwijzen als aanvaarding redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd.

Een thuiswerkovereenkomst opstellen

Is thuiswerken tegenwoordig de norm binnen uw bedrijf? En wilt u afspraken rondom werken vanuit huis vastleggen? Stel dan een thuiswerkovereenkomst op. Het thuiswerkcontract is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Hierin maken werkgevers en werknemers afspraken over het werken vanuit huis. Na ondertekening door beide partijen is de overeenkomst rechtsgeldig. Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u een concrete vraag neem dan contact op met een van onze specialisten in arbeidsrecht. Zij informeren u vrijblijvend over dit onderwerp.