Mag u verlof van uw werknemer weigeren? Dit moet u weten als werkgever

Als werkgever krijgt u regelmatig te maken met verlofaanvragen van uw werknemers. Soms komen deze onverwacht of zonder duidelijke informatie, wat tot vragen of zelfs conflicten kan leiden. Wat zijn uw rechten en plichten als werkgever? En hoe voorkomt u misverstanden? In dit artikel leggen we de belangrijkste verlofregels uit en geven we praktische tips.

Uw informatieplicht als werkgever

Sinds de invoering van de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden bent u als werkgever verplicht om werknemers te informeren over hun aanspraak op vakantie of ander betaald verlof. Dit geldt voor alle verlofvormen die met behoud van loon worden verleend, zoals ouderschapsverlof of zorgverlof. Indien er een cao van toepassing is, kan een verwijzing hiernaar volstaan. Heeft uw bedrijf geen cao? Dan is het raadzaam om goed op de hoogte te zijn van de wettelijke verlofregels en een eigen verlofbeleid te formuleren. Hieronder belichten we een aantal veelvoorkomende verlofvormen en de voorwaarden waaraan werknemers en werkgevers zich moeten houden.

 Calamiteitenverlof

Calamiteitenverlof is bedoeld voor zeer dringende, onverwachte persoonlijke situaties, zoals een gesprongen waterleiding of het plotseling ophalen van een ziek kind. Dit verlof duurt doorgaans enkele uren tot maximaal een paar dagen en moet door u als werkgever worden doorbetaald.

Kortdurend zorgverlof

Wanneer een werknemer tijdelijk voor een zieke partner, kind of naaste familielid moet zorgen, kan hij of zij aanspraak maken op kortdurend zorgverlof. Dit bedraagt maximaal twee keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Dus bij een fulltime dienstverband zijn dit 10 dagen per jaar. U mag dit verlof alleen weigeren als de afwezigheid ernstige gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering en dit belang zwaarder weegt dan dat van de werknemer. De werkgever moet kunnen aantonen dat hij deze situatie op geen enkele wijze kan ondervangen. Dit is in de praktijk moeilijk aan te tonen. Tijdens dit verlof heeft de werknemer recht op minimaal 70% van het salaris.

Langdurend zorgverlof

Dit verlof is bedoeld voor situaties waarin een werknemer bijvoorbeeld langdurig voor een ernstig zieke naaste moet zorgen. De maximale duur is zes keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar en dit verlof is onbetaald. Ook hier geldt dat u het verlof alleen mag weigeren als dit ernstige gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering en dit zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Uw beslissing moet uiterlijk een week voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk worden meegedeeld. Doet u dit niet, dan gaat het verlof automatisch in.

Geboorteverlof en aanvullend geboorteverlof

De regels omtrent zwangerschaps- en bevallingsverlof zijn voor de meeste werkgevers wel duidelijk. Partners hebben sinds 2019 ook recht op meer geboorteverlof ter grootte van éénmaal de wekelijkse arbeidsduur, waarbij het volledige loon wordt doorbetaald door de werkgever. Daarnaast kunnen zij aanvullend geboorteverlof aanvragen van maximaal vijf weken, waarbij zij een uitkering van 70% van het salaris ontvangen via het UWV.

Rouwverlof: een nieuwe verlofregeling in de maak

Momenteel kan een werknemer in het geval van overlijden van een naaste, alleen van de kortdurende zorgverlofmogelijkheid gebruik maken. Dit is bedoeld voor de periode tussen overlijden en uitvaart. Dit blijkt vaak onvoldoende. Hierdoor voelen veel werknemers zich gedwongen om in de periode daarna vakantiedagen op te nemen, zich ziek te melden of onbetaald verlof op te nemen voor het verwerken van het verlies. Er is daarom vorig jaar een wetsvoorstel ingediend om ook voor deze periode betaald verlof te regelen, waarbij werknemers met minderjarige kinderen recht krijgen op minimaal éénmaal de wekelijkse arbeidsduur aan verlof als hun partner of minderjarig kind overlijd. Dit verlof kan flexibel worden opgenomen binnen een jaar na het overlijden. Hoewel dit wetsvoorstel nog niet is aangenomen, kunt u als werkgever hier wel alvast een beleid voor opstellen.

Praktische tips voor werkgevers

• Wees voorbereid: Stel een helder verlofbeleid op, ook voor situaties die niet wettelijk geregeld zijn, zoals verhuizingen of een huwelijk.
• Communiceer duidelijk: Zorg dat werknemers weten waar ze recht op hebben en wat de procedure is voor verlofaanvragen.
• Wees consequent: Leg vast wat de consequenties zijn als werknemers zich niet aan de procedure houden. Hanteer dezelfde regels voor alle werknemers om willekeur te voorkomen.
• Anticipeer op verlofaanvragen: Moedig werknemers aan om tijdig verlofverzoeken in te dienen, zodat u de personeelsplanning goed kunt afstemmen.

Door een goed doordacht verlofbeleid voorkomt u misverstanden en waarborgt u zowel de rechten van uw werknemers als de continuïteit van uw onderneming. Heeft u vragen over hoe u dit het beste kunt regelen binnen uw bedrijf? Onze advocaten staan klaar om u te adviseren! Neem contact op met een van onze advocaten via de mail, telefonisch of vul het contactformulier in voor een vrijblijvend eerste gesprek. Wij denken graag met u mee.