Aandeelhoudersbesluiten vastleggen. Ook als DGA!

Het niet vastleggen van besluiten van de aandeelhouders kan grote gevolgen hebben. Ook als er maar één aandeelhouder is. Aandeelhoudersbesluiten die niet schriftelijk zijn vastgelegd, kunnen achteraf ongedaan worden gemaakt. Een standaard besluitvormingsformulier kan een hoop ellende voorkomen.

Het is zaak beslissingen schriftelijk vast te leggen en in de administratie van de vennootschap te bewaren. Dit geldt zowel voor besluiten die tijdens een aandeelhoudersvergadering worden genomen, als voor besluiten die buiten een vergadering om worden genomen; wat vaak de situatie is als er maar één aandeelhouder is.

Het ontbreken van schriftelijke besluiten over managementvergoedingen en dividenden kan daarmee grote financiële gevolgen hebben als de onderneming failliet gaat of wordt verkocht. Ook als dit jaren later gebeurt.

Vastleggen van besluiten, ook buiten de aandeelhoudersvergadering om

Alle B.V.’s kunnen een aandeelhoudersbesluit nemen buiten een vergadering, tenzij de statuten zich daar daartegen verzetten. Dat wil zeggen dat de aandeelhouder(s) niet een vergadering met alle aandeelhouders houden, maar dat er zonder een vergadering een besluit wordt genomen. Een vergadering beleggen is niet meer nodig en de wet regelt nu ook dat besluiten kunnen worden genomen waarvoor geen unanimiteit bestond. Een vereiste voor een geldige besluitvorming buiten vergadering is dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Aan dit vereiste wordt voldaan als het besluit schriftelijk is vastgelegd. Daarbij moet dan ook worden vastgelegd hoe de aandeelhouders hebben gestemd.

Onbewuste besluiten

Het kan gebeuren dat de vennootschap en de aandeelhouders zich niet bewust zijn dat er besluiten worden genomen die een aandeelhoudersbesluit vereisen. Toch vrijwaart deze onwetendheid de bestuurder en aandeelhouder laten echter niet van de eventuele gevolgen.

Als er maar één aandeelhouder is, worden er vaak besluiten genomen zonder dat men ervan bewust is dat het een aandeelhoudersbesluit is of dat het besluit alleen maar mag worden genomen door de aandeelhouder. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij besluiten van een DGA over het uitkeren van een managementvergoeding. In de statuten van een vennootschap is standaard opgenomen dat de aandeelhouders de hoogte van de vergoeding van de directeur vaststellen. In een DGA-situatie is dit over het algemeen niet anders. Daar bepaalt de DGA dus zelf zijn salaris. Maar formeel bepaalt een DGA dit vanuit zijn aandeelhouderschap. Wanneer de DGA als aandeelhouder de besluitvorming hierover niet schriftelijk vastlegt, kan dit later tot problemen leiden.

Ongedaan making bij ontbreken schriftelijke aandeelhoudersbesluiten

Het ontbreken van een schriftelijk aandeelhoudersbesluit levert meestal geen probleem op. Echter, zodra de vennootschap in moeilijkheden komt – ook indien dit jaren later is – kan dit plots veranderen. Voorbeeld daarvan is een faillissement. Curatoren onderzoeken immers of alle formaliteiten voldoende in acht zijn genomen. Wanneer bij een dergelijk onderzoek blijkt dat een aandeelhoudersbesluit niet op de juiste wijze tot stand is gekomen, kan dit vervelende gevolgen hebben. De curator kan dan betalingen terugvorderen. Ook bij een overname, kan de overnemende partij na de overname stellen dat er geen grondslag is geweest voor bepaalde betalingen omdat het schriftelijke besluit ontbreekt.

Een onnodige dure les

Het belang van een juiste en complete schriftelijke vastlegging, blijkt ook uit een arrest van het Gerechtshof Amsterdam. In deze zaak vorderde de curator van een failliete B.V. terugbetaling van de voorschotten op managementvergoedingen die waren betaald aan een manager. De curator stelde daarbij dat deze betalingen niet waren gebaseerd op een rechtsgeldig besluit van de aandeelhouders. Dit had voorkomen kunnen worden als de aandeelhouder zijn besluiten schriftelijk had vastgelegd. De simpele en doeltreffende oplossing is om als aandeelhouder alle besluiten schriftelijk vast te leggen, dus ook als DGA. Hiervoor kan een standaard besluitvormingsformulier worden gebruikt.

Fruytier Lawyers in Business is als ondernemingsrechtkantoor gespecialiseerd in het voorkomen en oplossen van problemen die kunnen ontstaan uit het niet vastleggen van aandeelhoudersbesluiten. Mocht u meer willen weten over het vastleggen van aandeelhoudersbesluiten of interesse hebben in mogelijke oplossing indien deze vastlegging ontbreekt, dan kunt u vrijblijvend contact opnemen met onze advocaten.