Implementatie van IT systemen? Pas op voor doormodderen!

De implementatie van IT systemen is een bron van juridische procedures en daarmee ellende.

De Leverancier bedient zich van dikke contracten, methodieken en procedures, de opdrachtgever wil een vaste prijs en standaard software en beide partijen bezweren bij het sluiten van de overeenkomst dat ze de overeenkomst meteen in een diepe la kiepen om er vervolgens nooit meer naar te kijken.

De overeenkomst niet meer bekijken is echter het laatste wat men moet doen! Juist de overeenkomst kent mijlpalen, procesbeschrijvingen en procedures. Deze kunnen voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat over de verantwoordelijkheden van beiden.

Omdat vanwege de relatie niet wordt gewerkt met de overeenkomst, ontstaat de situatie van ‘doormodderen’. Iedereen weet dat het behalen van de mijlpaal niet rendabel is. Om de lieve vrede te behouden gebeurd hier dan ook niets mee. Vervolgens verschuift data en komen er gemaakte kosten bij. Daarmee worden ook andere mijlpalen en zelfs fatale termijnen zoals de go-live datum, schuivende panelen. Uiteindelijk ziet de opdrachtgever tandenknarsend aan dat verlenging van het oude pakket vereist is. Tegelijkertijd werkt het nieuwe pakket nog niet, maar de licenties wel. Ook worden de hostingkosten voor een niet werkende software doorbelast.

Veel voorkomende klachten zijn het niet werken volgens de geoffreerde methodiek van de leverancier, te nauwe scope waardoor veel meerwerk wordt geleverd, tegenvallende samenwerking tussen de leveranciersteams van de diverse pakketten die de geoffreerde ‘Solution’ vormen of inzet van onvoldoende en/of ongekwalificeerd personeel.
Ofschoon sinds de zogeheten ‘Alert-zaken’ de zorgplicht van de leverancier nader is vormgegeven, is het voor een opdrachtgever onverstandig om het op een dergelijke zaak aan te laten komen.

Beter is het om bij het voortraject al juridische hulp bij te schakelen en zeker ook bij de contractfase. Bepalingen over fatale termijnen, escalatieprocedures, stuurgroep samenstelling, ontbinding, aansprakelijkheidsbeperking en exit regeling zijn van essentieel belang om een goede samenwerking vorm te geven of bij een teleurstellende samenwerking zonder onnodige schade afscheid te nemen.

Ook is beter om tijdens het project met de jurist te overleggen. Zo kunt u bespreken waar het project nog binnen het contract verloopt en waar erbuiten. Om dan tijdig de juiste stappen te zetten.

Dit is noodzakelijk sinds steeds meer projecten een ‘Agile’ vormgeving krijgen in tegenstelling tot ‘Waterval’. Best Value Procurement, waarbij de leverancier nadrukkelijk de expertrol vervult, compliceert de zaken nog verder. Want wanneer zegt de ondeskundige opdrachtgever dat de expert de fout ingaat? Trekt de opdrachtgever daarmee onbedoeld de verantwoordelijkheid voor het project naar zich toe? Andersom, kan niets zeggen en pas als het helemaal is fout gegaan klagen, het verwijt opleveren van onterechte passiviteit?

Advies

Voor hands on en praktisch advies is het dan belangrijk een gedegen ICT advocaat in het team te hebben.