Incassokosten

Het komt regelmatig voor dat een openstaande factuur of vordering niet wordt betaald. Om de vordering alsnog betaald te krijgen moeten vaak kosten worden gemaakt door de schuldeiser. Deze kosten om een vordering te incasseren worden buitengerechtelijke incassokosten genoemd. Redelijke kosten of redelijk gemaakte incassokosten dienen verplicht door de aansprakelijke partij te worden vergoed.

Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten

Per 1 juli 2012 zijn de regels omtrent het vorderen van buitengerechtelijke kosten (artikel 6:96 lid 2 sub c Burgerlijk Wetboek) gewijzigd. De normering van incassokosten van geldvordering is vastgelegd in de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten (WIK). Vereist is dat de kosten in redelijkheid zijn gemaakt én de omvang van de kosten moet redelijk zijn. Van die regels kan – waar het consumenten betreft – niet worden afgeweken. Een voordeel van deze nieuwe buitengerechtelijke kostenregeling is dat op een eenvoudige wijze kan worden berekend hoeveel buitengerechtelijke kosten de schuldeiser van zijn schuldenaar bovenop de hoofdsom kan vorderen.

Wat zijn buitengerechtelijke kosten?

Het begrip buitengerechtelijke kosten moet ruim worden uitgelegd, zodat ook administratiekosten, intakekosten of registratiekosten onder de regels van de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten vallen en niet apart voor vergoeding in aanmerking komen. De regeling voor de wettelijke buitengerechtelijke kosten is enkel van toepassing op vorderingen die voortvloeien uit overeenkomsten tot betaling van een geldsom. De buitengerechtelijke kostenregeling is niet van toepassing op bijvoorbeeld een vordering uit hoofde van schadevergoeding.

Wanneer zijn er incassokosten?

Indien bedrijven onderling overeenkomsten sluiten behouden zij de vrijheid om afwijkende afspraken te maken. Zo staat het bedrijven vrij onderling een betalingstermijn overeen te komen. Deze termijn moet in ieder geval als redelijk bestempeld kunnen worden. Indien de openstaande factuur van de schuldeiser geen betalingstermijn vermeldt, dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen. Bij zakelijke vorderingen kan de vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten al direct in rekening gebracht worden, zodra de betalingstermijn van de vordering is verstreken. Voor bedrijven is wel bij wet voorgeschreven dat er een aanmaning moet worden verstuurd.

Business to business

Indien bedrijven onderling overeenkomsten sluiten behouden ze wel de vrijheid om afwijkende afspraken te maken. Bij zakelijke vorderingen kan de vergoeding van de incassokosten al direct in rekening gebracht worden, zodra de betalingstermijn van de vordering is verstreken. Voor bedrijven is dus niet wettelijk voorgeschreven dat er een aanmaning moet worden verstuurd. Zo staat het bedrijven ook vrij onderling een betalingstermijn overeen te komen. Deze termijn moet in ieder geval als redelijk bestempeld kunnen worden. Indien de factuur van de schuldeiser geen betalingstermijn vermeldt, dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen.

Hoe worden incassokosten berekend?

De hoogte van de incassokosten wordt vastgesteld aan de hand van een percentage van de hoofdsom van de vordering of openstaande factuur. Naarmate de hoofdsom van de vordering hoger wordt, wordt het percentage trapsgewijs lager. Tevens geldt er een minimum bedrag en een maximum bedrag. Voor het berekenen van de hoogte wordt aangesloten bij onderstaande staffel, zoals genormeerd in de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten:

• 15% van de hoofdsom van de vordering over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40;
• 10% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 2.500;
• 5% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 5.000;
• 1% van de hoofdsom van de vordering over de volgende € 190.000;
• 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775.

De buitengerechtelijke kosten of wettelijke incassokosten bedragen naar de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten dus minimaal € 40,-. De maximale incassokosten mogen € 6.775,- zijn. Of over de incassokosten BTW mag worden gerekend, hangt af van het feit of de schuldeiser zelf BTW-plichtig is.

De volgende schuldeisers zijn niet BTW-plichtig waardoor BTW over incassokosten berekenen wel is toegestaan:

– verhuurders
– onderwijsinstellingen
– banken
– verzekeringsmaatschappijen
– medische beroepen
– de overheid

Incassokosten berekenen: rekenvoorbeeld
De hoofdsom van de vordering is € 11.000,-, dan kan de schuldeiser aan buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen:

Meer dan één vordering op een schuldenaar?

Indien een bedrijf meerdere vorderingen heeft op dezelfde (particuliere) klant, dan geldt de ‘optelregel’. De schuldeiser of een incassobureau mag niet voor iedere vordering apart incassokosten in rekening brengen, maar dient de kosten over de totale vordering of het volledige factuurbedrag te berekenen.

Voorschriften incassokosten consument

Voordat een bedrijf incassokosten aan een consument in rekening mag brengen dient aan een aantal vormvoorschriften te worden voldaan. Er dient een aanmaning te worden verzonden, nadat de consument in verzuim is geraakt. Dit betekent in de meeste gevallen dat er een aanmaning dient te worden verstuurd, nadat de overeengekomen betalingstermijn is verstreken.

Wanneer er geen uiterste betalingstermijn is afgesproken, dient nog een eerste aanmaning te worden verstuurd om ‘verzuim’ te laten ontstaan. Anders gezegd: in de gevallen waarin een uiterste betalingstermijn is afgesproken, dient minimaal een aanmaning te worden verstuurd voordat incassokosten verschuldigd zijn. In de gevallen waarin geen uiterste betalingstermijn is afgesproken, dienen minimaal twee aanmaningen te worden verzonden alvorens aanspraak op incassokosten kan worden gemaakt.

In de (laatste) aanmaning moet het volgende zijn opgenomen:

• een vermelding dat de consument of debiteur nog 14 dagen de tijd heeft om te betalen, zonder dat incassokosten betaald hoeven te worden;

• de exacte hoogte van het bedrag aan incassokosten dat verschuldigd is als er niet binnen 14 dagen betaald wordt (waarbij uiteraard niet meer mag worden gevraagd dan de wettelijk toegelaten maximale incassokosten);

• indien een lager bedrag wordt gevraagd, dient ook het wettelijk maximum te worden vermeld;

• indien het betreffende bedrijf geen omzetbelasting kan verrekenen, dan mogen de kosten in bovenstaande tabel worden verhoogd met BTW; dat dient dan uitdrukkelijk in de brief te worden vermeld.

Deze voorschriften gelden ook voordat een particulier aan een andere particulier incassokosten kan berekenen. Indien aan de procedurevoorschriften is voldaan en de betalingstermijn van 14 dagen in de laatste aanmaning is verstreken zonder dat er is betaald, dan zijn de incassokosten hoe dan ook verschuldigd. Een debiteur is in dit geval verplicht incassokosten te betalen.

Andere kosten naast incassokosten

De schuldeiser kan naast het vorderen van incassokosten de schuldenaar ook rente laten betalen. Het bedrag van deze andere kosten staat vermeld op de aanmaning. Een schuldeiser of incassobureau mag geen andere overige kosten in rekening brengen. Een schuldenaar of de aansprakelijke partij is verplicht de wettelijke rente te betalen bij het overschrijden van de betalingstermijn.

Gerechtelijke toekenning van incassokosten

In haar uitspraak van 10 juli 2015 heeft de Hoge Raad zich uitgelaten over het toekennen van buitengerechtelijke incassokosten door de rechter. De Hoge Raad heeft in dit arrest overwogen, dat indien een schuldenaar of debiteur de verschuldigde hoofdsom te laat heeft voldaan en er reeds incassokosten verschuldigd zijn, dat in die situatie met de betaling als eerste de buitengerechtelijke incassokosten zijn voldaan. De schuldeiser of incassobureau heeft dan als voordeel, dat er rente over de hoofdsom gevorderd kan blijven worden.

Tevens heeft de Hoge Raad zich uitgelaten over buitengerechtelijke incassokosten bij business to business. Zoals eerder genoemd zijn bedrijven bevoegd om van de wettelijke regels af te wijken, bijvoorbeeld via algemene voorwaarden. De rechter heeft echter de bevoegdheid om deze veelal hogere incassokosten te matigen tot het in de wet bepaalde bedrag.

De Hoge Raad geeft aan in voornoemd arrest te hebben overwogen dat deze matigingsbevoegdheid echter niet bestaat, indien de schuldeiser stelt – en bij betwisting aannemelijk maakt – dat de gemaakte kosten hoger zijn dan het bij wet vastgestelde bedrag.

Vraag onze advocaten om vrijblijvend advies

Met de juiste juridische bijstand staat u sterker. Heeft u vragen over onbetaald gelaten vorderingen of wilt u meer informatie over buitengerechtelijke incassokosten? Neem dan vrijblijvend contact op met een van de advocaten van Fruytier Lawyers in Business.