Non-disclosure agreement (NDA)

Een non-disclosure agreement, ook wel een NDA genoemd, is een bindende overeenkomst waarin twee partijen vertrouwelijke informatie uitwisselen. De Nederlandse betekenis van een NDA is geheimhoudingsovereenkomst. In een NDA of geheimhoudingsverklaring wordt afgesproken welke informatie geheim is. Daarnaast staat beschreven wat de partij die de informatie ontvangt wel en niet met de vertrouwelijke informatie mag doen en voor welk doel deze wordt verstrekt. Wat is een NDA (non-disclosure agreement) precies en hoe werkt dit in praktijk?

Geheimhoudingsclausule vertrouwelijke informatie

Voor een ondernemer of bedrijf is het van groot belang vertrouwelijke informatie of kennis en intellectueel eigendom te beschermen en ervoor te zorgen dat deze informatie geheim blijft als zakenpartners of investeerders hiervan kennis krijgen. Om ervoor te zorgen dat deze informatie alleen wordt gebruikt voor het doel waarvoor deze is verstrekt, kan een ondernemer met deze partijen een non-disclosure agreement sluiten.

Het belang van een NDA / geheimhoudingsverklaring

Een NDA of geheimhoudingsverklaring is belangrijk omdat het de vertrouwelijkheid van gevoelige informatie beschermt. De geheimhoudingsovereenkomst voorkomt dat deze informatie door andere partijen gebruikt of bekendgemaakt wordt. Door het opstellen van een geheimhoudingsclausule blijft gevoelige informatie, zoals financiële cijfers, klantenbestanden en technische specificaties vertrouwelijk. Daarom is het doorgaans gebruikelijk dat bij belangrijke gesprekken betrokken partijen een NDA ondertekenen.

Geheimhoudingsovereenkomst bij bedrijfsovername

Een NDA-overeenkomst is onder meer van belang bij gesprekken over een (mogelijke) bedrijfsovername. Bij het opstellen van een bedrijfsovername contract wordt een geheimhoudingsovereenkomst opgesteld, zodat koper en verkoper na een NDA tekenen openlijk kunnen praten over alle vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie.

Vaak wordt bij een fusie of bedrijfsovername ook een due diligence uitgevoerd, waarbij een grondig boekenonderzoek door de koper wordt gedaan en hij daarbij alle ‘inside information’ onder ogen krijgt. Zo wil een koper inzicht in de administratie en bedrijfsvoering van de verkoper. Anderzijds wil de verkopende partij informatie inzien om een goed beeld te krijgen van de kopende partij. Deze informatie is doorgaans even waardevol als concurrentiegevoelig. Een non-disclosure agreement maakt het mogelijk om in de verkennende fase van een bedrijfsovername vrijuit vertrouwelijke informatie uit te wisselen.

Wat valt onder een non-disclosure agreement (NDA)

Met een NDA-overeenkomst kunnen partijen uiteenlopende informatie en bedrijfsgegevens beschermen. Doorgaans wordt een non-disclosure agreement ingezet voor het beschermen van bedrijfsgevoelige informatie, zoals:

Klantinformatie

Namen van belangrijke klanten
Belangrijke contactgegevens en contactpersonen
Klantvoorkeuren en -geschiedenis
Directe communicatie met klanten

Financiële informatie

Specifieke financiële informatie over klanten
Financiële informatie die niet openbaar hoeft te worden gemaakt

Intellectueel eigendom

Patenten, auteursrechten en copyrights
Technologieën en bedrijfsgeheimen
Alles wat een bedrijf gebruikt als concurrentievoordeel

Marketinginformatie

Marketingtechnieken
Facturatiebeleid
Prijsstrategieën

Bedrijfsinformatie

Personeelsgegevens
Informatie over leveranciers
Loonlijst
Interne kosten die niet openbaar hoeven te worden gemaakt

Hierboven wordt een aantal voorbeelden geschetst van zaken en gegevens die in een geheimhoudingsverklaring (NDA) opgenomen kunnen worden. Niet alles kan vertrouwelijk worden gehouden onder een geheimhoudingscontract. Een geheimhoudingsovereenkomst beschermt geen informatie die publiekelijk beschikbaar wordt, vertrouwelijke informatie die een partij via juridisch onafhankelijke middelen ontdekt en informatie die een partij als niet vertrouwelijk beschouwt. Ook informatie die wordt vrijgegeven als gevolg van een gerechtelijk bevel wordt niet beschermd.

Kernelementen NDA: verplichte onderdelen

Het opstellen van een non-disclosure agreement of een geheimhoudingsclausule is maatwerk. Toch komt een aantal onderwerpen in elk non-disclosure agreement terug. Allereerst moeten de partijen tussen wie de geheimhoudingsclausule geldt duidelijk worden vermeld. Heel belangrijk is vervolgens een brede omschrijving te geven van wat er beschermd moet worden met geheimhouding. Vervolgens moet duidelijk gedefinieerd worden wat onder vertrouwelijke informatie valt voordat partijen de NDA ondertekenen. Vaak wordt nog weleens vergeten de looptijd van een NDA op te nemen. Dit kan in onderling overleg bepaald worden.

De belangrijkste onderdelen van een non-disclosure agreement zijn:

• De gegevens van betrokken partijen
• Het doel van de samenwerking van de partijen
• Welke informatie geheim moet blijven (en welke niet)
• Hoe betrokken partijen de informatie (wel) mogen gebruiken
• De duur van de periode van geheimhouding
• Gevolgen van overtreding van de geheimhoudingsverklaring (boetebeding)
• De hoogte van de boete bij overtreding van de NDA
• De handtekening van beide partijen voor akkoord

Veelgestelde vragen non-disclosure agreement (NDA)

Een NDA tekenen is voor veel bedrijven een bekend fenomeen en ‘part of the job’. Toch is het raadzaam om voor het opstellen, controleren en ondertekenen van een non-disclosure agreement juridische ondersteuning in te schakelen. Een advocaat, met als specialisatie fusies en bedrijfsovernames, kan partijen gericht adviseren en ervoor zorgen dat bedrijfsgevoelige informatie ook daadwerkelijk vertrouwelijk blijft.

Voor ondernemers en investeerders die minder bekend zijn met een geheimhoudingsovereenkomst, zetten onze juridische specialisten hieronder de belangrijkste veelgestelde vragen over NDA’s op een rij.

Wat is het doel van een NDA?

Een geheimhoudingsovereenkomst of non-disclosure agreement (NDA) maakt het voor partijen mogelijk vertrouwelijke informatie uit te wisselen. De NDA legt vast welke informatie vertrouwelijk (geheim) is, het doel waarvoor deze informatie verstrekt wordt en wat de ontvanger van de informatie hiermee mag doen – en níet mag doen.

Wie mag een NDA tekenen?

Een NDA tekenen is normaliter een zaak voor de CEO of directeur van een bedrijf. Is deze persoon niet in de gelegenheid om te tekenen, dan volstaat ook de handtekening van een manager die door het bestuur geautoriseerd is om een NDA te tekenen.

Wie mag de vertrouwelijke informatie inzien?

De NDA legt vast wie de bedrijfsgevoelige informatie mag ontvangen. Dit kan op twee manieren. Partijen kunnen ervoor kiezen om geautoriseerde ontvangers bij naam te noemen in de geheimhoudingsclausule. Doorgaans wordt vaker bepaald dat iedereen voor wie deze informatie noodzakelijk is, toegang krijgt tot de vertrouwelijke gegevens.

Schending van een NDA: wat zijn de gevolgen?

Bij schending van de geheimhoudingsovereenkomst door de ontvanger van gevoelige informatie, kan de verstrekker van de gegevens schade vorderen. Dit kan op grond van een toerekenbare tekortkoming van een NDA-verbintenis. Bij een overtreding, zoals het openbaar maken van vertrouwelijke informatie, kan de verstrekker ook schade vorderen door een beroep te doen op een onrechtmatige daad.

Duur en looptijd van een geheimhoudingscontract

Sommige geheimhoudingen gelden voor onbepaalde tijd, terwijl andere overeenkomsten informatie bevatten die misschien in de loop der tijd openbaar wordt gemaakt en daardoor een kortere duur kennen. Als de geheimhoudingsovereenkomst een internationaal karakter heeft, vergeet dan niet te vermelden welk recht van welk land van toepassing is als partijen in een geschil terechtkomen. Deze kernelementen vormen weliswaar de basis van een non-disclosure agreement, maar elk geheimhoudingscontract is met recht maatwerk.

Soorten geheimhoudingsverklaringen

NDA’s zijn een van de meest voorkomende soorten commerciële contracten. Ze komen in allerlei vormen voor. Naast het doel waarvoor de overeenkomsten geschreven zijn is ook een belangrijk onderscheid te maken tussen unilaterale en wederzijdse NDA’s. De eerste beschermt alleen de informatie van de ene partij die informatie verschaft en de overeenkomst heeft opgesteld, de tweede beschermt vertrouwelijke informatie van beide partijen.

Hetgeen dat beschermd moet worden door het non-disclosure agreement brengt ook mee dat de NDA-overeenkomst om een andere inhoud vraagt. Zo heeft een geheimhoudingsverklaring bij een bedrijfsovername een andere inhoud dan de geheimhouding rond een vaststellingsovereenkomst bij het beëindigen van een arbeidsrelatie. Andere voorbeelden zijn bijvoorbeeld een geheimhoudingscontract voor een uitvinding, informatie met betrekking tot een zakelijke onderneming en een mediaconcept.

Wanneer een NDA opstellen?

Een vennootschap of ondernemer met een unieke uitvinding, een eigen creatief werk of een ander soort intellectueel eigendom die inzet op een samenwerking met of overname door een ander bedrijf doet er goed aan om een schriftelijk geheimhoudingscontract (NDA) aan te gaan. Dit maakt het mogelijk een bedrijfsovername of fusieplannen openlijk te bespreken, zonder bang te hoeven zijn dat de gesprekspartner ideeën overneemt en zonder toestemming in praktijk brengt. Daarom adviseren wij u om één van de gespecialiseerde advocaten ondernemingsrecht van Fruytier Lawyers in Business te vragen om een non-disclosure agreement voor u op te stellen.

Geheimhoudingsovereenkomst opstellen en toetsen

Het is belangrijk dat een geheimhoudingsovereenkomst opstellen op de juiste wijze gebeurt om uw zakelijke belangen zo goed mogelijk te beschermen. Aan de hand van een non-disclosure agreement voorbeeld laten we u graag zien wat een NDA-overeenkomst precies is en welke informatie noodzakelijk is voor het opstellen van de geheimhoudingsverklaring. Uiteraard kunnen we u bijstaan bij het opstellen van een NDA-document, zodat u zonder zorgen bedrijfsgevoelige informatie kunt delen met de andere partij. Neem contact op met onze advocaten voor meer advies en begeleiding.