Compliance en integriteit voor bedrijven

Bedrijven, ondernemingen en organisaties dienen zich te houden aan de Nederlandse en internationale wetgeving. Het respecteren, implementeren en naleven van geldige wet- en regelgeving wordt samengevat door het begrip compliance. Overheden controleren of bedrijven en instellingen zich houden aan alle wetten en regels. Een adequaat compliancebeleid, ondersteund door een ervaren compliance adviseur, is cruciaal om boetes van toezichthouders en zelfs strafrechtelijke vervolging te voorkomen.

Wat is compliance?

Compliance verwijst naar het naleven van geldende wet- en regelgeving binnen de specifieke context van een organisatie of bedrijf. Het begrip is afgeleid van het Engelse werkwoord ‘comply’ (naleven van of voldoen aan). Het omvat het implementeren van passende beleidsmaatregelen en procedures om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de organisatie in overeenstemming zijn met de vastgestelde normen. Compliance draagt zorg voor ethisch en verantwoord handelen binnen organisaties, minimaliseert juridische risico’s en potentiële overtredingen (non compliance). Goede compliance waarborgt het vertrouwen van belanghebbenden en draagt bij aan een integere bedrijfscultuur.

Compliance betekenis en compliance risico’s

De letterlijke betekenis van het woord compliance is ‘naleving’. Compliance is een zeer belangrijk aspect van goed bedrijfsbeheer. Het helpt bedrijven bij het verkleinen van risico’s, het beschermen van de goede reputatie en het waarborgen van de bescherming van consumenten, werknemers en partners. Het naleven van wet- en regelgeving is een continu proces. Grote bedrijven hebben daarom – al dan niet verplicht – een compliance officer in dienst. De compliance adviseur is verantwoordelijk voor het waarborgen van naleving van wet- en regelgeving, intern beleid en regelgeving, ethische normen binnen een organisatie en het handhaven en uitvoeren van het compliancebeleid.

Compliance wet- en regelgeving

Correcte naleving van compliance wet- en regelgeving is voor organisaties in tal van sectoren van groot belang. Een doordacht compliancebeleid is onmisbaar bij het goed omgaan met compliance regelgeving. Voor het opstellen of toetsen van het beleid wordt een compliance onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek kan uitgevoerd worden door zowel interne als externe onderzoekers. Doel van het compliance onderzoek is het verminderen van compliance-risico’s en het toetsen of een bedrijf zich aan de wet en het eigen compliancebeleid houdt.

Waarom is compliance belangrijk?

Het installeren en in stand houden van een effectief compliancebeleid helpt organisaties bij het voldoen aan complexe compliance-verplichtingen. Denk aan het beschermen van de rechten en belangen van consumenten, werknemers en investeerders. Hiermee is niet alleen juridische naleving gewaarborgd, ook verkleint goede compliance diverse risico’s en wordt ethisch handelen bevorderd. Actieve interne én externe naleving van compliance-richtlijnen versterkt het vertrouwen van belanghebbenden en legt de basis onder duurzame integriteit binnen organisaties.

Voorbeelden compliance en verplichtingen

Er zijn verschillende soorten compliance. Een aantal voorbeelden van compliance zijn:

• Reglementaire compliance: de naleving van wet- en regelgeving die door de overheid is opgesteld.
• Interne compliance: de naleving van interne beleidsregels en procedures die door een bedrijf zelf zijn vastgesteld.
• Beroepsbeschermende compliance: de naleving van normen en regels die van toepassing zijn op een bepaald beroep of specifieke industrie.

Voor het inrichten van het complianceproces en compliancebeleid moeten bedrijven de volgende stappen nemen:

1.     Identificeren van relevante wet- en regelgeving: bedrijven moeten eerst bepalen welke wet- en regelgeving op hen van toepassing is.
2.     Evalueren van de risico’s: bedrijven moeten de mogelijke gevolgen van het niet naleven van de wet- en regelgeving evalueren.
3.     Implementeren van controles: bedrijven moeten controles implementeren voor het waarborgen van naleving.
4.     Trainen van werknemers: bedrijven moeten werknemers trainen op compliance-vraagstukken.
5.     Monitoren van compliance: bedrijven moeten complianceprogramma’s continu monitoren en evalueren.

Is een compliance officer verplicht?

In Nederland is het niet voor alle bedrijven verplicht om een compliance officer aan te stellen. De Wet op het financieel toezicht (Wft) verplicht financiële ondernemingen, zoals banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen om een compliance-functie in te richten. Deze functie kan worden ingevuld door een compliance officer of door een team van compliance professionals.

Naast de Wft kunnen ook andere wet- en regelgevingen een verplichting tot het aanstellen van een compliance officer opleggen. Zo is het bijvoorbeeld verplicht voor bedrijven die actief zijn in de zorgsector om een privacy officer aan te stellen.

In de praktijk is het echter voor veel bedrijven verstandig om een compliance officer aan te stellen, ook als hier geen wettelijke verplichtingen voor gelden. Een compliance officer kan een belangrijke rol spelen in het helpen van bedrijven bij het verminderen van compliance-risico’s en bescherming van de bedrijfsreputatie.

Over het algemeen geldt dat bedrijven die zich in een van de volgende situaties bevinden de aanstelling van een compliance officer kunnen overwegen:

Ø  Een bedrijf is onderworpen aan complexe of strenge wet- en regelgeving.

Ø  Een bedrijf is actief in een branche met een hoog risico op compliance-schendingen.

Ø  Een bedrijf heeft een groot aantal werknemers of transacties.

Ø  Een bedrijf wil de compliance-risico’s verminderen en reputatie beschermen.

Meer dan alleen aan de regels voldoen

Compliance wordt door bedrijven vaak ervaren als een last. Heel veel verschillende richtlijnen en formulieren die bedrijfsprocessen flink kunnen vertragen of ontregelen, scherp toezicht van financiële toezichthouders als Autoriteit Financiële Markten en De Nederlandsche Bank en tot overmaat van ramp is compliance gestoeld op een ondoordringbaar woud van regels. De AFM en DNB, maar ook de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), kunnen bij non-compliance en overtredingen een vergunning intrekken of geldboete opleggen aan bedrijven.

Kortom, compliance is een noodzakelijk kwaad. Toch? Op het eerste oog lijkt dit misschien zo, maar compliance is meer dan enkel zorgen dat organisaties aan regels voldoen. Met compliance binnen de juridische en financiële sector wordt dan ook vaak het geheel van maatregelen, verslaglegging en verantwoording van het reilen en zeilen van de onderneming op financieel of juridisch gebied bedoeld. Op dezelfde wijze kunnen bedrijven te maken hebben met compliance op het gebied van veiligheid, privacy of hygiëne.

Een groot struikelblok hierbij is het vastleggen van de inspanningen van bedrijven en organisaties. Veel organisaties voldoen wel aan de regels. Het gebrekkig overleggen van de protocollen of onvoldoende verslaglegging van de ijver, kan echter nog steeds een reden tot handhaving zijn. Dat klinkt misschien niet positief, toch kan compliance wanneer het op de juiste wijze wordt ingezet een impuls aan zakelijke activiteiten geven. De compliance advocaten van Fruytier Lawyers in Business zien volop kansen en staan u graag bij in het efficiënt en effectief organiseren van uw compliance als (externe) compliance officer.

Kansen door compliance: competitief voordeel

De regeldruk in Nederland is fors toegenomen. Denk bijvoorbeeld alleen al aan de Wet Financieel Toezicht (Wft), de Code Tabaksblat, de Wet ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering (Wwft) en andere wetgeving op het gebied van het voorkomen van fraude en voorwetenschap. Maar ook buiten de financiële sector is er compliance in vorm van zelfregulering, nationale wetgeving of gedragscodes. Enkele bekende hiervan zijn:

• Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit
• Algemene Verordening Gegevensbescherming
• Nederlandse Reclame Code

Toch loopt Nederland hierin nog fors achter op landen als de Verenigde Staten. Om deze reden kan het goed op orde hebben van compliance bedrijven een voordeel opleveren wanneer zij zaken doen met het buitenland. Omdat bijvoorbeeld Amerikaanse bedrijven ook voor hun zakenpartners verantwoordelijk kunnen worden gehouden, hebben bedrijven die de compliance op orde hebben een fors pluspunt ten opzichte van concurrenten die minder compliant zijn. Ook binnen Nederland bouwen bedrijven een positief imago binnen de sector waarin zij actief zijn op door een voorloper te zijn in het naleven van relevante compliance regels.

Compliance zonder zorgen

Fruytier Lawyers in Business ziet compliance als een gebied vol kansen. Om uw organisatie zo veel mogelijk voordelen en zo weinig mogelijk nadelen te laten ervaren, is het wel zaak om te inventariseren welke regels er voor u kunnen gelden. Vervolgens kunnen wij u begeleiden bij het integreren van de regels en richtlijnen binnen uw bedrijfsprocessen. Op deze manier schaadt het naleven en vastleggen uw bedrijf minimaal en plukt u wel maximaal de vruchten.

Schakel onze compliance officers in voor hulp

Omdat u vooral bezig wilt zijn met ondernemen en met uw organisatie, kunnen wij uw compliance uit handen nemen. Wij gaan hierbij aan de slag met het doel uw bedrijf zo praktisch mogelijk legal compliant te maken, geheel in lijn met de meeste recente ontwikkelingen op juridisch vlak. Als compliance consultant helpen we u tevens bij het op juiste wijze vastleggen van afspraken. Hierdoor bent u compliant en is alles meetbaar en controleerbaar. Hoewel regels ‘blind en breed’ zijn, leveren wij hierbij maatwerk. Op deze wijze genereren wij een maximaal effect en passen wij op voor verstoring van uw bedrijfsprocessen.

Onze deskundige compliance afdeling biedt juridisch advies en ondersteuning bij het opstellen en implementeren van een compliancebeleid. Of het nu gaat om het interpreteren van complexe compliance regelgeving, het uitvoeren van grondig compliance onderzoek of het ontwikkelen van strategieën om risico’s te minimaliseren: een compliance specialist van Fruytier Lawyers in Business is toegewijd aan het helpen van cliënten bij het handhaven van ethische bedrijfspraktijken en het voldoen aan alle geldende wetten en normen. Wij denken graag vrijblijvend met u mee over de waarde van compliance voor uw organisatie. Neem contact op voor meer informatie over onze juridische dienstverlening.