Verbeterplan voor werknemer opstellen

Wanneer een werknemer niet goed functioneert of niet (langer) aan de functie-eisen voldoet, lijkt een ontslag voor de hand te liggen. Toch is het niet zo eenvoudig. Voordat een werkgever mag overgaan tot het ontslaan van een disfunctionerende medewerker, moet de werknemer in de gelegenheid gesteld worden het functioneren te verbeteren.

Om een werknemer die onvoldoende functioneert te ondersteunen en te helpen bij het verbeteren van het functioneren, kan een werkgever samen met de werknemer een verbeterplan starten. Een verbetertraject is erop gericht het functioneren van de werknemer serieus en actief te verbeteren, met als uiteindelijk doel het voorkomen van een ontslag en zorgdragen dat een werknemer weer goed functioneert.

Wat is het doel van een verbeterplan?

Een verbeterplan is vaak een vervolg van een functioneringsgesprek of een beoordelingsgesprek. Wanneer een werkgever niet tevreden is over het functioneren van de werknemer kan gekozen worden voor het opstellen van dit plan. Het plan beschrijft onder meer welke stappen de werknemer moet zetten om beter te functioneren. Daarnaast worden de functie-eisen waaraan de werknemer moet voldoen en de eisen waaraan de werknemer in de ogen van de werkgever niet voldoet schriftelijk vastgelegd. Het doel van het plan is om bij disfunctioneren van een werknemer een traject te starten dat de werknemer begeleidt bij het verbeteren van het functioneren.

Wanneer biedt een verbeterplan uitkomst?

Een verbeterplan komt niet uit de lucht vallen. Vaak heeft de werkgever op z’n minst één gesprek gevoerd met de betreffende medewerker over het onvoldoende functioneren of prestaties die achterblijven. Een werkgever doet er goed aan zich allereerst een aantal vragen te stellen, voordat overgegaan wordt tot het opstellen van het plan. Bepaal of er herhaaldelijk (structureel) sprake is van prestatieproblemen en of de problemen kunnen worden aangepakt met behulp van een actieplan.

Voorbeelden van dit soort problemen zijn bijvoorbeeld achterblijvende verkoopprestaties, onvoldoende kwaliteit van werk, het niet tijdig opleveren van werk of het niet voldoen aan de functie-eisen die bij de functie horen. Zijn er al acties ondernomen om de prestaties of het functioneren van de werknemer te verbeteren en is de werknemer de mogelijkheid geboden zich te verbeteren, bijvoorbeeld middels training, coaching of werk-gerelateerde aanpassingen? En hebben deze stappen niet voor het gewenste resultaat gezorgd? Dan kan een actieplan voor verbetering uitkomst bieden.

Is het onvoldoende functioneren een gevolg van een gedragsprobleem of is door andere redenen sprake van een verstoorde arbeidsrelatie? Dan wordt over het algemeen niet gekozen voor een verbetertraject, maar neemt een werkgever disciplinaire maatregelen.

Een verbeterplan opstellen

In een verbeterplan moeten verschillende onderdelen worden opgenomen. Deze eisen worden gesteld om een werknemer een rechtvaardige kans te bieden zich te verbeteren. Daarnaast dient het plan als houvast gedurende het verbetertraject. Aan de hand van de beschreven onderdelen kan de werkgever toetsen of sprake is van vooruitgang of verbetering. Het plan kan worden opgesteld door de werkgever, de werknemer of door beiden partijen samen.

In een verbeterplan moeten onder meer de volgende onderdelen zijn opgenomen:

• Een beschrijving van het probleem: waarin schiet de werknemer tekort en uit welke voorbeelden blijkt dit?
• De verwachtingen die het bedrijf bij de functie van de werknemer heeft
• Een plan van aanpak waarin toegelicht wordt welke vooruitgang de werkgever wil zien in het functioneren van de werknemer en hoe de werknemer prestaties moet verbeteren, aangevuld met trainingen en hulpmiddelen welke de werkgever hiervoor biedt
• Een duidelijke planning inclusief concrete afspraken en doelen en de start en einddatum van het verbeterplan
• Een beschrijving van de (mogelijke) gevolgen wanneer het functioneren van de werknemer na het afronden van het verbeterplan niet afdoende is verbeterd

Verbeterplan voorbeeld

De manier van het opstellen van een verbeterplan staat iedereen vrij. Wel is het uiteraard zaak om gemaakte afspraken duidelijk vast te leggen en de timeline van het traject in kaart te brengen. Daarnaast dienen ook concrete afspraken en doelen, verslagen van tussentijdse evaluaties en de noodzakelijke begeleiding vanuit het bedrijf vermeld te worden binnen het plan. Hieronder vindt u een verbeterplan voorbeeld voor het vastleggen van afspraken en bijhouden van de voortgang van het verbeterplan.

Looptijd en duur van een verbetertraject

De duur van een verbetertraject is vrij in te vullen. Juridisch gezien is er geen voorgeschreven tijdsduur. Wel moet de periode lang genoeg zijn om de werknemer een realistische kans te bieden het functioneren te verbeteren. Hoe lang het traject duurt is onder meer afhankelijk van de ernst en aard van het onvoldoende functioneren en de duur van de arbeidsovereenkomst. Betreft het verbeterplan concrete doelen die relatief eenvoudig haalbaar zijn, dan volstaat over het algemeen een looptijd van enkele weken. Voor het ingrijpend verbeteren van functioneren of het onder de knie krijgen van nieuwe taken, wordt in praktijk een verbeterplan van enkele maanden aangegaan.

Tussentijdse evaluatie

Een belangrijk onderdeel van een verbeterplan is het inplannen van evaluatiemomenten. Een verbetertraject tussentijds evalueren biedt ruimte om bepaalde elementen of doelen van het plan bij te stellen, zodat werkgever en werknemer samen toewerken naar het beste resultaat. Een verbetertraject tussentijds evalueren geeft ook inzicht in de actuele voortgang en stand van zaken. Welke concrete doelen zijn behaald en welke elementen vragen om extra aandacht? Over het algemeen wordt aangeraden wekelijks of eens per twee weken een tussentijdse evaluatie in te plannen, zodat de werkgever de werknemer zo goed mogelijk kan bijstaan.

Eindevaluatie: onvoldoende verbetering

Aan het einde van de looptijd van het traject vindt de eindevaluatie plaats. Werkgever en werknemer maken de balans op en bespreken de resultaten van het verbeterplan. Zijn de gestelde doelen behaald en is het verbetertraject geslaagd? Dan kan het traject worden afgesloten. Laat de werknemer in de ogen van de werkgever onvoldoende verbetering zien, kan de werkgever onderzoeken of herplaatsing of een functiewijziging een mogelijkheid is. Hierbij kan eventueel ondersteuning geboden worden in de vorm van scholing, begeleiding of coaching.

Wijst de eindevaluatie uit dat er onvoldoende verbetering in het functioneren van de werknemer is en zijn deze conclusies vastgelegd in een functioneringsdossier? En is er geen mogelijkheid tot herplaatsing van de werknemer die onvoldoende functioneert? Dan wordt de uiteindelijke consequentie van kracht, zoals besproken en vastgelegd bij de start van het traject. Wanneer dit tot een ontslag of het ontbinden van de arbeidsovereenkomst leidt, doet een werkgever er goed aan voorafgaand aan de eindevaluatie advies in te winnen bij een juridisch specialist of advocaat arbeidsrecht.

Ontslag met wederzijds goedvinden

Zoals hierboven beschreven is het ontbinden van een arbeidsovereenkomst op basis van een negatief afgesloten verbeterplan alleen niet voldoende. Het onderzoeken of het herplaatsen van de werknemer binnen de organisatie een mogelijkheid is, is voor werkgevers verplicht.

Een werkgever moet ter onderbouwing een overzicht kunnen tonen met daarop alle actuele vacatures binnen de organisatie en alle functies binnen het bedrijf die op dat moment worden ingevuld door werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, waarvan de einddatum binnen de opzegtermijn van de werknemer in kwestie valt. In dit functieoverzicht moeten tevens de functies benoemd worden die vervuld worden door flexwerkers, uitzendkrachten, AOW’ers of gedetacheerd personeel.

Wanneer het verbeterdossier compleet is en voldoet aan alle arbeidsrechtelijke gestelde voorwaarden kan de werkgever het ontbindingsverzoek indienen of een vaststellingsovereenkomst opstellen. Een compleet en sterk dossier biedt mogelijkheden voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden. In deze situatie behoudt de werknemer het recht op een WW-uitkering. Een werknemer die niet goed functioneert en ontslagen mag worden, behoudt het recht op een transitievergoeding.

Gevolgen van een verbetertraject weigeren

Het kan natuurlijk voorkomen dat een werknemer het niet eens is met de kritiek van de werkgever op het functioneren. De werknemer kan een verbetertraject weigeren, bijvoorbeeld wanneer in de ogen van de medewerker sprake is van onterechte beoordelingen door een leidinggevende. In dit geval is het belangrijk dat de werkgever de weigering en reden van weigeren schriftelijk goed vastlegt.

In een gesprek vraagt de werkgever de werknemer waarom deze het niet eens is met de kritiek op het functioneren en onderbouwt de werkgever de noodzaak van het traject vanuit het perspectief van het bedrijf. Weigert de medewerker alsnog mee te werken aan het actieplan, dan kan een werkgever in het meest extreme geval om ontbinding van de arbeidsovereenkomst vragen bij de kantonrechter. Er is dan sprake van een verstoorde arbeidsrelatie.

Beschermen van eigen belangen

Een werknemer kan het verbeterplan ook weigeren wanneer in zijn of haar ogen onrealistische doelstellingen worden gesteld door de werkgever. Bij het opstellen van het plan is het daarom van belang dat beide partijen opkomen voor de eigen belangen, maar zich ook verplaatsen in de belangen van de ander. De werknemer heeft weliswaar het recht om het plan te weigeren, maar wordt wel geacht zich constructief op te stellen. Dit geldt uiteraard ook voor de werkgever.

Neem contact op voor vrijblijvend juridisch advies

Heeft u te maken met een werknemer die niet goed functioneert en wilt u meer weten over de juridische voorwaarden van een verbeterplan of heeft u hulp nodig bij een verbeterplan opstellen? Een advocaat arbeidsrecht van Fruytier Lawyers in Business kan u hier gericht over adviseren of het plan voor u toetsen. Daarnaast ondersteunen wij u in het geval dat een werknemer een ontslag vanwege disfunctioneren aanvecht en helpen we u bij het vinden van een passende oplossing voor uw bedrijf. Neem vrijblijvend contact op voor juridisch advies.