Officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing wordt door een werkgever aan een werknemer gegeven wanneer een bedrijfsregel wordt overschreden. Echter blijkt dat de regels waarop de waarschuwing is gebaseerd vaak niet zijn vastgelegd of dat de regels moeilijk vast te leggen zijn. Wanneer geeft een werkgever een werknemer een officiële waarschuwing en wat zijn de regels omtrent deze waarschuwing?

Regelgeving rond officiële waarschuwingen

Er zijn niet veel regels omtrent een officiële waarschuwing. De voornaamste regel is dat de waarschuwing schriftelijk moet zijn vastgelegd, inclusief de reden van de waarschuwing. Wanneer de werknemer de schriftelijke waarschuwing getekend heeft, kan deze in het dossier van de werknemer worden opgenomen. Ook kan een werkgever vastleggen wat de consequenties zijn wanneer de werknemer, na een officiële waarschuwing, zich niet aan de afgesproken regels houdt.

Er zijn geen regels verbonden aan een geldige periode. Mocht een werkgever dit willen, dan kan deze periode wel schriftelijk vastgelegd worden. Redelijkerwijs kan een officiële berisping minder belangrijk worden wanneer een werknemer lange tijd geen regels overschrijdt.

Zet gemaakte afspraken zwart op wit

Het is verstandig om bij voorbaat zoveel mogelijk afspraken met betrekking tot de huisregels en procedures zwart op wit te zetten. Wanneer er dan een situatie ontstaat waarbij een regel of grens wordt overschreden kan de werkgever de werknemer wijzen op deze afspraken; een ‘gewone’ waarschuwing. Houdt de werknemer zich hier dan alsnog niet aan, dan kan de werknemer een officiële waarschuwing krijgen. Door deze afspraken vast te leggen en een werknemer te delen, bijvoorbeeld na het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst, is een werknemer hiervan op de hoogte.

Wanneer geeft u een officiële waarschuwing?
U kunt ervoor kiezen een officiële waarschuwing te geven;

– wanneer de werknemer zijn/haar functie niet goed uitvoert;
– wanneer de werknemer de afspraken, huisregels of gebruikelijke procedures niet naleeft;
– wanneer de werknemer zich niet houdt aan afgesproken werktijden;
– wanneer de werknemer ongeoorloofd verlof neemt;
– wanneer de werknemer niet correct met collega’s omgaat;
– wanneer de werknemer ergerlijke taal gebruikt;
– wanneer de werknemer een onterechte ziekmelding doet;
– wanneer de werknemer vervelend of bepaald gedrag vertoont, zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag of grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer;
– wanneer de werknemer zich schuldig maakt aan overschrijding van intern bepaalde bevoegdheden

Bovenstaande gebeurtenissen kunnen elkaar overlappen. Hoe meer een werkgever vastlegt in de arbeidsovereenkomst, hoe meer vermeden worden. Dit kost natuurlijk tijd en sommige zaken lijken overbodig om op te nemen. Maar wanneer een vervelende situatie zich dan eens voordoet, kan dit de werkgever veel kosten voor een procedure schelen.

Rechtsgeldigheid officiële waarschuwing

Hoewel er weinig regelgeving is vastgelegd met betrekking tot officiële waarschuwingen, dient een werkgever bij het uitdelen van een waarschuwing wel aan een aantal verplichtingen te voldoen. Wanneer is een officiële waarschuwing rechtsgeldig? De waarschuwing, in de vorm van een officiële waarschuwingsbrief, dient allereerst zorgvuldig te zijn opgesteld. In de schriftelijke waarschuwing moet onder meer beschreven staan:

• De betreffende overtreding of het gemaakte verwijt aan de werknemer
• Eerdere waarschuwingen of klachten aan het adres van de werknemer
• De reactie van de werknemer (wederhoor)
• Een verwijzing naar de geldende regels
• De sanctie die staat op herhaling van de overtreding

De juridische geldigheid van een officiële waarschuwingsbrief wordt beperkt wanneer een ontvangstbevestiging, leesbevestiging of akkoordverklaring ontbreken.

Wat zijn de gevolgen?

Een officiële waarschuwing kan de aanzet zijn voor verdere maatregelen. Denk hierbij aan het schorsen van de werknemer. Voor een ontslag is één officiële waarschuwing doorgaans onvoldoende. Meerdere officiële waarschuwingen en verdere disciplinaire maatregelen bieden wel grond voor ontslag.

Let wel: er is geen wettelijk aantal voorgeschreven officiële waarschuwingen welke een werkgever mag doen besluiten over te gaan tot ontslag. Wel spelen de zwaarte van de overtreding of overtredingen een rol in deze besluitvorming. Een werkgever kan door de werknemer in een aangetekende brief te laten weten dat het een laatste officiële waarschuwing betreft en dat bij een vergelijkbare misdraging overgegaan wordt tot ontslag. Hiermee creëert de werkgever een duidelijke basis, die grond kan zijn voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Bezwaar werknemer

Heeft een werknemer een officiële waarschuwing gekregen en is de werknemer het niet eens met de officiële waarschuwing, dan kan de werknemer hierop reageren. Doorgaans wordt deze reactie per aangetekende brief of per mail verstuurd. Hierdoor heeft een werknemer schriftelijk bewijs waarmee aangetoond kan worden dat hij of zij bezwaar heeft gemaakt tegen de waarschuwing en voorkomt de werknemer een eenzijdig negatief personeelsdossier. In het geval een werknemer een officiële waarschuwing krijgt, bevat het bezwaar over het algemeen:

• Een reactie waarin de werknemer aangeeft het niet eens te zijn met de waarschuwing
• De lezing van de feiten en omstandigheden vanuit het perspectief van de werknemer
• Een verzoek tot intrekking van de waarschuwing
• Een verzoek om de reactie van de werknemer op te nemen in het personeelsdossier

Een werkgever doet er goed aan het bezwaar van de werknemer tegen de officiële waarschuwing op te nemen in het personeelsdossier. Hiermee heeft een werkgever het bewijs voor een mogelijke ontslagprocedure in één dossier. Door het schriftelijke bezwaar of de reactie van de werknemer aan het dossier toe te voegen bevat het personeelsdossier niet louter negatieve punten en waarschuwingen van de werkgever. Dit wordt ook wel een eenzijdig negatief personeelsdossier genoemd.

Hoe lang is een waarschuwing geldig?

Er bestaat geen vaste termijn voor de geldigheidsduur van een officiële waarschuwing. In de praktijk wordt de ernst van de overtreding na verloop van tijd ‘afgezwakt’, zeker wanneer geen nieuwe overtredingen plaatsvinden. Wel kan een werkgever, wanneer sprake is van een zware overtreding, de geldigheidsduur schriftelijk vastleggen evenals de consequenties die verbonden zijn aan een nieuwe (vergelijkbare) overtreding of een volgend incident binnen de looptijd van de waarschuwing. Als de termijn van de waarschuwing verstreken is, mag aangenomen worden dat de waarschuwing minder krachtig is. In dit geval wordt de officiële waarschuwing uit het personeelsdossier verwijderd.

Kan een officiële waarschuwing vervallen?

Rondom de geldigheid of het vervallen van een officiële waarschuwing is geen officiële regelgeving opgesteld. De werkgever kan zelf, of in samenspraak met de werknemer, bepalen hoe lang de waarschuwing van kracht blijft en of deze na verloop van tijd verwijderd wordt uit het personeelsdossier. Het is verstandig om deze afspraken schriftelijk vast te leggen en hierbij te vermelden welke voorwaarden hieraan verbonden zijn, zodat beide partijen weten welke verwachtingen hieraan gesteld worden.

Wanneer vervalt een officiële waarschuwing?

De officiële waarschuwing is voornamelijk bedoeld om herhaling van het verweten gedrag van de werknemer te voorkomen. Wanneer vervalt een officiële waarschuwing? Doorgaans kan een werkgever besluiten dat deze de officiële waarschuwing laat vervallen of de waarschuwing in te trekken wanneer de werknemer tijdens de geldigheidsduur van de waarschuwing geen bedrijfsregels overtreedt en er geen meerdere officiële waarschuwingen volgen

Denk goed na voordat u een waarschuwing geeft

Hoe meer u noteert, des te sterker u staat. Vooral wanneer een situatie uitloopt op een non-actiefstelling, schorsing, ontslag of procedure. Wordt het besluit door de werknemer aangevochten? De omstandigheden van een situatie worden door een rechter altijd nauw bekeken. Het spreekt dan ook voor zich dat het belangrijk is dat feiten kloppen. Dit is ook het geval bij het op staande voet ontslaan van een werknemer.

Wij adviseren u in veel gevallen goed na te denken of u besluit een officiële waarschuwing te geven, over te gaan tot ontslag op staande voet of in eerste instantie mondeling een onofficiële waarschuwing aan een werknemer te geven. Een officiële waarschuwing is in de meeste gevallen minder risicovol voor u als werkgever en kan zwaardere sancties, zoals een ontslag, in de toekomst ondersteunen. Heeft u vragen of wilt u advies inwinnen? Neem dan vrijblijvend contact op met een van onze in arbeidsrecht gespecialiseerde advocaten via de mail, telefoon of het contactformulier.