De negen essentiële onderdelen voor het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst

In een bv worden regels tussen de aandeelhouders in de statuten van de vennootschap vastgelegd. Een flexibele manier om de meer zakelijke afspraken tussen de aandeelhouders te regelen is door middel van een aandeelhoudersovereenkomst op te stellen. Deze overeenkomst wordt vaak toegepast bij toetreding tot de bv door bijvoorbeeld een investeerder of nieuwe aandeelhouder. Maar wat zijn de essentiële onderdelen voor het opstellen van een overeenkomst voor aandeelhouders?

Wat is een aandeelhoudersovereenkomst?

Een aandeelhoudersovereenkomst is een overeenkomst waarin afspraken tussen aandeelhouders van een vennootschap zijn vastgelegd. In de overeenkomst staan onder meer de rechten en plichten van aandeelhouders beschreven. Daarnaast bevat de overeenkomst informatie over de werkwijze voor besluitvorming en worden andere belangrijke aspecten met betrekking tot het beheer van het bedrijf beschreven. Denk hierbij aan het ondernemingsplan en doelstellingen van de vennootschap, net als afspraken over het kapitaal en de wijze waarop de onderneming bestuurd wordt.

De aandeelhoudersovereenkomst bepaalt daarnaast welke afspraken van kracht zijn bij een aandeelhoudersgeschil of een aandeelhoudersconflict. Tevens bevat de overeenkomst doorgaans een stemovereenkomst. Hierin wordt de manier waarop het stemrecht van aandeelhouders wordt uitgeoefend bepaald.

Rechten en plichten van aandeelhouders

In een aandeelhoudersovereenkomst kunnen afspraken worden gemaakt tussen alle aandeelhouders en de vennootschap. De overeenkomst bepaalt de rechten en plichten van aandeelhouders en kan eventuele consequenties van het niet naleven van afspraken bevatten. Het opstellen van een overeenkomst voor aandeelhouders is niet verplicht. Wel raden wij u dit van harte aan. De overeenkomst kan discussies en conflicten tussen meerdere aandeelhouders of binnen de vennootschap voorkomen. Wilt u een aandeelhoudersovereenkomst statuten opstellen of deze door een aandeelhoudersovereenkomst advocaat laten toetsen? Onze in ondernemingsrecht gespecialiseerde advocaten zijn u graag van dienst.

Niet privé aansprakelijk voor schulden

Samenwerken zonder dat u privé voor de zakelijke schulden aansprakelijk bent kan door ofwel de samenwerking te laten plaatsvinden in een BV of uw eigen BV te laten optreden als maat of vennoot in een maatschap of vennootschap onder firma (VOF). In het samenwerkingscontract is het van belang afspraken op te nemen over de inbreng, de winstverdeling en hoe de samenwerking kan worden beëindigd (een exit-regeling).

Is een overeenkomst voor aandeelhouders verplicht?

Het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst is niet verplicht, maar wel van groot belang voor het bepalen en vastleggen van duidelijke kaders waarbinnen alle aandeelhouders van een vennootschap moeten handelen. Welke informatie wordt opgenomen in de overeenkomst kan per bedrijf worden bepaald. Betrokken partijen bepalen zelf welke onderdelen op papier worden vastgelegd. Wel geldt een aantal verboden of wettelijke uitzonderingen.

Geen vormvereiste

Voor een aandeelhoudersovereenkomst geldt geen vormvereiste. Partijen kunnen afspraken zelf opstellen in de overeenkomst. Indien gewenst kan gekozen worden om de overeenkomst bij notariële akte vast te leggen. Een advocaat weet precies wat bij een aandeelhoudersovereenkomst opstellen mogelijk is. Het is namelijk goed denkbaar dat mede-eigenaren regels omtrent besluitvorming, beëindiging van samenwerking, aandelen en geschillen zelf willen bepalen. De afspraken in een overeenkomst tussen de aandeelhouders zijn dan ook vaak zakelijker dan in de statuten van de vennootschap.

Voordelen van een aandeelhoudersovereenkomst

Een aandeelhoudersovereenkomst heeft verschillende voordelen. Een greep uit de voordelen:

• Duidelijke regels

Een aandeelhoudersovereenkomst legt de rechten en verplichtingen van elke aandeelhouder vast. Daardoor is er duidelijkheid over de verwachtingen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen

• Escalatiepreventie

Doordat in de overeenkomst duidelijk is vastgelegd hoe conflicten moeten worden opgelost, voorkomt deze overeenkomst tussen aandeelhouders dat conflicten escaleren.

• Bestuursstructuur

Procedures rond besluitvorming en de machtsverdeling binnen een vennootschap zijn zwart op wit vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat het ‘dagelijks bestuur’ van een vennootschap soepel en efficiënt verloopt.

• Wijzigingsmogelijkheden

Een aandeelhoudersovereenkomst kan gemakkelijker aangepast worden dan de bedrijfsstatuten. Instemming van de aandeelhouders die de overeenkomst hebben ondertekend is voldoende om de overeenkomst te kunnen wijzigen.

Nadelen van een aandeelhoudersovereenkomst

Hoewel een aandeelhoudersovereenkomst opstellen in veel gevallen een verstandige zet is, is het wel belangrijk dat u rekening houdt met een aantal zaken.

• Complex

Het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst is doorgaans een complex en tijdrovend proces. Het is aan te raden een juridisch specialist in te schakelen voor het opstellen of beoordelen van de overeenkomst.

• Beperkt in beslissingen

De overeenkomst stelt beperkingen aan de beslissingsbevoegdheid van aandeelhouders. Dit kan betekenen dat aandeelhouders beperkt zijn in de keuzes die zij kunnen maken.

• Uitvoerbaarheid

In praktijk kan blijken dat naleving van of het uitvoeren van de aandeelhoudersovereenkomst niet haalbaar of ingewikkeld is.

• Kostbaar

Aan het opstellen van de overeenkomst zijn kosten verbonden. Zeker het opstellen van complexe aandeelhoudersovereenkomsten is doorgaans een kostbare aangelegenheid.

Dit zijn de negen essentiële onderdelen

Voor het opstellen van een aandeelhoudersovereenkomst moet rekening gehouden met verschillende factoren en bepalingen. Elke onderneming is anders, maar ook iedere aandeelhouder is uniek. Dit maakt dat de overeenkomst voor aandeelhouders per onderneming verschillend is. Het is van groot belang dat bij het opstellen van de aandeelhoudersovereenkomst goed geluisterd moet worden naar ieders wensen.

Daarbij komt dat toetreden tot een bv een belangrijke stap is en iedere aandeelhouder kritisch is over de inhoud van de aandeelhoudersovereenkomst. Bij een aandeelhoudersovereenkomst opstellen of het wijzigen van de overeenkomst tussen de aandeelhouders mogen bepaalde zaken niet ontbreken. Controleer altijd of onderstaande onderdelen en bepalingen van een aandeelhoudersovereenkomst geregeld zijn:

• Een exit-regeling

Een exit-regeling is een strategie die beschrijft hoe een mogelijk vertrek of gedwongen uittreding van een aandeelhouder binnen de vennootschap wordt geregeld. In de regeling worden bijvoorbeeld onderdelen als aanbiedingsplicht, de waardering van aandelen en mogelijke strafkorting vastgesteld. Feitelijk komt een exit-regeling neer op het bepalen van hoe aandelen worden verkocht, aan wie aandelen worden verkocht en binnen welke termijn aandelen worden verkocht als een aandeelhouder uittreedt.

• Waarderingsgrondslag van aandelen

Voor het berekenen van de waarde van aandelen, bijvoorbeeld bij de aankoop van een onderneming, is een waardebepaling van aandelen benodigd. Ook bij een mogelijk vertrek van een aandeelhouder is het bepalen van de waarde van aandelen noodzakelijk. Om hier geen misverstanden over te laten bestaan mag in de aandeelhoudersovereenkomst een waarderingsgrondslag van aandelen niet ontbreken. Deze waarderingsmethode schrijft voor hoe de waarde van aandelen bepaald wordt.

• Gewone en gekwalificeerde meerderheid

In de statuten van een vennootschap staat vermeld welke meerderheid van de stemmen tijdens een aandeelhoudersvergadering nodig is voor het nemen van een besluit. De meest bekende meerderheidsvorm is de gewone meerderheid van stemmen: er zijn meer stemmen voor dan tegen. Voor bepaalde in de aandeelhoudersovereenkomst of statuten vastgestelde besluiten kan een afwijkende stemverhouding vastgelegd worden, de zogeheten gekwalificeerde meerderheid. Voor het aannemen van deze besluiten wordt vastgelegd dat bijvoorbeeld twee derde van de stemmen doorslaggevend is.

• Goedkeuring van bestuursbesluiten

Stel vast voor welke bestuurlijke besluiten goedkeuring nodig is van de aandeelhouders. In praktijk kan dit gaan over besluiten met betrekking tot een belangrijke of ingrijpende verandering van de identiteit of het karakter van een onderneming.

• Tag-along- en drag-along-regelingen

Bij een verkoop van aandelen door een aandeelhouder mogen c.q. moeten de andere aandeelhouders de aandelen verkopen tegen dezelfde prijs. De tag-along-bepaling in de aandeelhoudersovereenkomst beschermt de minderheidsaandeelhouder. Deze krijgt bij een verkoop van aandelen de optie om aandelen mee te verkopen aan de koper van de aandelen van de meerderheidsaandeelhouder, maar is hiertoe niet verplicht. Een drag-along-regeling geeft een meerderheidsaandeelhouder, bij een verkoop van de aandelen, de bevoegdheid andere aandeelhouders te verplichten aandelen te verkopen aan de kopende partij.

• Aanbiedplicht en afnameplicht

Naast een wanprestatie of een geschil kan bepaald worden in welke situaties een aandeelhouder zijn aandelen moet aanbieden aan de overige aandeelhouders. Voorbeelden van deze gevallen zijn onder meer bij overlijden of bij blijvende arbeidsongeschiktheid. Desgewenst kan ook een afnameplicht in de voorwaarden voor aandeelhouders worden opgenomen. Dit verplicht andere aandeelhouders de aangeboden aandelen over te nemen.

• Geheimhoudingsbeding

In tegenstelling tot statuten kan een aandeelhoudersovereenkomst geheim worden gehouden. De statuten moeten bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd worden en kunnen worden opgevraagd door derden. Om gemaakte afspraken geheim te houden wordt in de praktijk een geheimhoudingsbeding opgenomen in de overeenkomst. In een geheimhoudingsbeding in de overeenkomst voor aandeelhouders worden afspraken vastgelegd voor het geval dat een samenwerking tussen aandeelhouders eindigt.

• Non-concurrentiebeding en relatiebeding

Een non-concurrentiebeding legt verplichtingen van aandeelhouders vast na opzegging van de aandeelhoudersovereenkomst. Dit beding beschermt de BV tegen het lekken van concurrentiegevoelige of belangrijke informatie over de bedrijfsvoering door een aandeelhouder aan een concurrent.

In het beding worden zaken vastgelegd als de periode waarin een aandeelhouder geen activiteiten mag uitvoeren voor concurrerende bedrijven. Zowel in het non-concurrentiebeding als in het relatiebeding kunnen bepalingen worden opgenomen die voorkomen dat een vertrekkende aandeelhouder bestaande relaties meeneemt naar een andere (concurrerende) vennootschap.

• Kettingbeding opvolgende aandeelhouders

Het kettingbeding verzekert een BV dat opvolgende aandeelhouders en toetredende aandeelhouders gehouden kunnen worden aan de verplichtingen van de aandeelhoudersovereenkomst. Wanneer aandeelhouders hun aandelen verkopen, legt het kettingbeding de voorwaarden van de overeenkomst automatisch op aan nieuwe aandeelhouders.

Afspraken over winstuitkering

Een ander belangrijk onderdeel van de aandeelhoudersovereenkomst is winstuitkering. Of beter gezegd: de afspraken omtrent winstuitkering. In deze bepaling, ook wel bekend als een dividenduitkering, wordt vastgesteld vanaf welke boekjaren winst wordt uitgekeerd aan een aandeelhouder, welke verdeelsleutel hiervoor wordt gehanteerd of dat winst ten goede komt aan de BV.

Boetebeding bij overtreding

Voor een aandeelhoudersovereenkomst geldt contractuele vrijheid. Partijen bepalen zelf wat zij welke zaken zij wel en niet vastleggen in de overeenkomst. En hoewel dit doorgaans met goedvinden van alle betrokkenen gebeurd, kan het voorkomen dat een bepaling overtreden wordt. Aan een handeling die in strijd is met gemaakte afspraken, kan in de overeenkomst een bepaling opgenomen worden waarin de consequenties hiervan zijn vastgesteld: het boetebeding. Het boetebeding vergroot de kans op het succesvol handhaven van afspraken. Een overtreding van de afspraken door een aandeelhouder kan via deze bepaling ‘bestraft’ worden met een zeer hoge boete, die op kan lopen tot € 10.000,- per dag.

Een aandeelhoudersovereenkomst opstellen?

Gaat u samenwerken in een BV? Dan is het aan te bevelen in een aandeelhoudersovereenkomst nadere afspraken te maken en vast te leggen, zodat er duidelijke regelingen zijn in geval van bijvoorbeeld een aandeelhoudersgeschil. Wilt u afscheid nemen van een aandeelhouder, maar weigert deze mee te werken aan een vertrek? Lees dan het blog ’50 manieren je aandeelhouder te verlaten’. Wilt u een overeenkomst voor aandeelhouders laten opstellen of laten toetsen? Schakel dan een advocaat in. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op met één van onze specialisten in ondernemingsrecht.