De jaarrekening 2023: deponeer tijdig om aansprakelijkheid te voorkomen!

Beste ondernemers, het nieuwe jaar 2025 nadert snel en daarmee ook de deadline voor het deponeren van de jaarrekening 2023. Zorg dat u dit tijdig doet, om (potentiële) aansprakelijkheid te voorkomen. Mocht u de deadline van 31 december 2024 niet halen, zorg dan dat u zo snel mogelijk alsnog deponeert, om de aansprakelijkheidsrisico’s zo klein mogelijk te houden.

Opstellen

Het opstellen van de jaarrekening is het proces waarbij het bestuur van een bedrijf alle financiële gegevens van het afgelopen jaar verzamelt en vastlegt. Dit houdt in dat het bestuur alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden in kaart brengt. Het doel is om een duidelijk en overzichtelijk document te maken dat laat zien hoe het bedrijf er financieel voor staat. Zorg dat alle bestuursleden de jaarrekening ondertekenen. Ontbreekt een handtekening? Dan moet u dit toelichten in de jaarrekening.

Het bestuur moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opstellen. Deze termijn kan in bijzondere gevallen met maximaal vijf maanden worden verlengd door de algemene vergadering. Officieel moet uiterlijk tien maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening dus zijn opgesteld.

Vaststellen en deponeren

Het vaststellen van de jaarrekening gebeurt tijdens de algemene vergadering. In deze vergadering wordt de jaarrekening en de financiële resultaten besproken. Aandeelhouders kunnen vragen stellen en de Algemene Vergadering moet offcieel goedkeuring verlenen om de jaarrekening vast te kunnen stellen.  Dit moet uiterlijk 2 maanden zijn nádat de jaarrekening is opgesteld.

Deponeren betekent dat de vastgestelde jaarrekening officieel wordt ingediend bij de Kamer van Koophandel. Dit is verplicht en zorgt ervoor dat de jaarrekening openbaar toegankelijk is voor anderen, zoals klanten, leveranciers en banken. Door deze stap kunnen mensen zien hoe het bedrijf er financieel voor staat.

Wat is de deadline?

Uiterlijk 12 maanden nadat het boekjaar is afgelopen, moet de jaarrekening zijn gedeponeerd bij het handelsregister. Voor de meeste rechtspersonen geldt dat het boekjaar en kalenderjaar gelijk lopen. Het overschrijden van deze termijn brengt grote gevolgen met zich mee. Op het eerste gezicht is met name het feit dat overschrijding wordt gezien als een economisch delict vervelend, maar in de praktijk is het aansprakelijkheidsrisico in geval van faillissement veel verstrekkender.

Bij een faillissement kijkt de curator altijd naar de deponeringen. Ontbreken deze of zijn de jaarrekeningen te laat ingediend bij de Kamer van Koophandel? Dan vergroot dit de kans op bestuurdersaansprakelijkheid. De curator mag dan op basis van het wettelijk bewijsvermoeden ervan uitgaan dat u als bestuurder persoonlijk aansprakelijk bent. Het is dan aan u om aan te tonen dat een andere oorzaak het faillissement heeft veroorzaakt, waarbij het te late deponeren geen oorzaak was van het faillissement. Bijvoorbeeld de coronaschulden die u nog met zich  meetorst, of een brand die uw bedrijf heeft platgelegd. Deze andere omstandigheid moet in ieder geval niet aan u te wijten zijn!

Onbelangrijk verzuim

Gezien de verstrekkende gevolgen van het niet tijdig deponeren met zich meebrengt, zijn de ‘scherpe kantjes’ van deze regeling afgehaald. Als sprake is van een overschrijding van slechts enkele dagen of met een goede reden, dan oordelen rechters vaak dat de overschrijding niet zonder meer leidt tot omkering van de bewijslast. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan het onbelangrijk verzuim tot twee weken ná de deponeringsdatum relatief gemakkelijk worden aangenomen, maar na vier weken is dat niet zonder meer mogelijk. Voor grotere overschrijdingen van meerdere weken tot maanden, kunnen ook verzachtende omstandigheden bestaan. Maar hoe langer de overschrijding, hoe beter de reden moet zijn om een beroep te kunnen doen op de verzachtende omstandigheden!

Boekhouder of accountant aansprakelijk?

In de praktijk gebeurt het soms dat de bestuurders en aandeelhouders alle stappen voor het tijdig deponeren hebben genomen, maar dat de stukken blijven liggen bij de boekhouder, accountant of administrateur waardoor de termijn verstrijkt. Als dit niet leidt tot een onbelangrijk verzuim, dan kán het zo zijn dat de boekhouder aansprakelijk is voor de geleden schade van de bestuurder.

Conclusie

Het tijdig en correct opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening is van cruciaal belang voor uw onderneming. De gevolgen van niet-naleving kunnen ernstig zijn, zeker als het uw onderneming financieel niet mee zit. Onze advocaten staan klaar om u te assisteren bij het navigeren van dit proces en ervoor te zorgen dat u aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Maar ook als u al te laat bent met deponeren of aansprakelijk wordt gesteld, kunnen wij u bijstaan. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor professioneel advies en ondersteuning.